Légalisation de documents étrangers à Rome : guide étape par étape

En deux mots

Un document émis par un autre pays ne vaut pas automatiquement en Italie. Pour l'utiliser, tu dois suivre une procédure qui certifie l'authenticité de la signature du fonctionnaire qui l'a signé. On appelle ça la légalisation, et le parcours varie selon le pays d'origine du document.

En bref

Coût	Marca da bollo (timbre fiscal à coller sur les formulaires officiels) de 16 € par document légalisé ; traduction assermentée : 16 € de timbre fiscal toutes les 4 pages + droits de greffe
Délais	Prefettura (préfecture, bureau régional représentant l'État central) de Rome : 5–15 jours ouvrés ; traduction assermentée : 1–7 jours
Où à Rome	Prefettura di Roma — Via IV Novembre 119/A ; Tribunale Ordinario di Roma — Piazzale Clodio 1
Documents	Original du document, timbre fiscal, pièce d'identité

Le parcours dépend du pays d'origine

Avant toute chose, tu dois savoir lequel des trois parcours s'applique à ta situation.

Pays UE : pour les actes d'état civil (naissance, mariage, décès, résidence), ni légalisation ni Apostille n'est nécessaire. Le Règlement UE 2016/1191 te permet de demander directement au bureau d'état civil étranger le document accompagné d'un formulaire standard multilingue, à présenter en Italie sans aucune autre démarche.

Pays adhérant à la Convention de La Haye de 1961 (plus de 125 pays, dont les États-Unis, le Royaume-Uni, l'Argentine, l'Inde, la Chine depuis novembre 2023, le Canada depuis janvier 2024, les Émirats arabes unis depuis juin 2025) : la légalisation consulaire n'est pas nécessaire. Il suffit de l'Apostille, apposée dans le pays d'origine, plus la traduction assermentée en Italie. La Prefettura italienne n'intervient pas pour tes documents étrangers.

Pays non adhérant à La Haye (ex. Érythrée, Iran, Cuba, Pakistan, Vietnam, Bangladesh, Algérie, Libye) : tu dois passer par la double légalisation consulaire décrite ci-dessous.

En cas de doute sur ton pays, consulte la liste à jour sur hcch.net.

Procédure pour les pays non adhérant à La Haye : la double légalisation

C'est le parcours le plus long. Il se déroule en deux phases : une à l'étranger, une en Italie.

Première phase, dans ton pays d'origine :

1. Obtiens le document auprès de l'autorité compétente (état civil, université, ministère).
2. Porte-le au Ministère des Affaires étrangères (ou équivalent) de ton pays : ils apposent la première légalisation.
3. Porte-le ensuite à l'Ambassade ou au Consulat d'Italie compétent dans ce pays : ils apposent la deuxième légalisation. Des frais consulaires variables selon le pays sont prévus.

Deuxième phase, en Italie :

1. Traduction : fais appel à un traducteur pour traduire le document en italien.
2. Assermentation : le traducteur (ou toi avec lui) apporte l'original + la traduction à l'Ufficio Asseverazioni e Perizie del Tribunale Ordinario di Roma (Viale Giulio Cesare 54 ou Piazzale Clodio 1). Tu paies une marca da bollo de 16 € par tranche de 4 pages de traduction, plus 3,87 € de droits de greffe. Le fonctionnaire fait prêter serment au traducteur et la traduction assermentée est prête.
3. Présente le document légalisé et sa traduction assermentée à l'organisme italien concerné (Comune — mairie / municipalité, Questura — le commissariat central de police, université, INPS — sécurité sociale italienne).

En alternative au tribunal, tu peux t'adresser au Giudice di Pace de Rome (Viale Giulio Cesare 54) ou à un notaire privé (plus rapide mais payant).

Le rôle de la Prefettura de Rome

La Prefettura intervient dans un cas précis : quand tu dois utiliser un document italien dans un pays non adhérant à La Haye. Dans ce cas, elle légalise la signature du fonctionnaire italien qui a signé le document.

Elle légalise aussi la signature du consul étranger accrédité en Italie sur les documents de son pays, lorsque ces documents doivent ensuite être utilisés en Italie par des ressortissants de pays non adhérant à La Haye.

Le bureau compétent est l'Area V — Droits civils, citoyenneté, statut juridique des étrangers — de l'Ufficio Legalizzazioni, Via IV Novembre 119/A, 00187 Roma (standard 06 67291). L'accès se fait en général sur rendez-vous : vérifie les modalités actualisées sur prefettura.interno.gov.it/it/prefetture/roma/legalizzazioni.

Documents les plus courants et à quoi ils servent

• Actes d'état civil étrangers (naissance, mariage, divorce) : pour le regroupement familial, le mariage en Italie, les démarches de naturalisation
• Diplômes et titres universitaires étrangers : pour l'inscription dans une université italienne, la reconnaissance professionnelle, les concours de la fonction publique
• Casiers judiciaires étrangers : pour le Permesso di soggiorno (permis de séjour pour les ressortissants non UE), la citoyenneté, l'emploi
• Procurations et actes notariés étrangers : pour les démarches juridiques et commerciales
• Jugements étrangers : pour la reconnaissance d'un divorce ou d'une adoption en Italie

Pour les diplômes, il existe une démarche supplémentaire : la dichiarazione di valore in loco (déclaration de valeur sur place), délivrée par le Consulat d'Italie dans le pays où le titre a été obtenu. Pour une reconnaissance académique formelle, le CIMEA (Centre d'information mobilité et équivalences académiques) peut être impliqué.

Erreurs à éviter

1. Confondre Apostille et légalisation consulaire. Ce sont deux procédures alternatives, pas cumulatives. Si ton pays adhère à La Haye, l'Apostille suffit et la légalisation consulaire n'est pas nécessaire.
2. Oublier la traduction assermentée. Même un document parfaitement légalisé ou apostillé doit être traduit en italien par un traducteur et assermenté au tribunal. La légalisation seule ne suffit pas pour l'utiliser en Italie.
3. Utiliser des photocopies. La légalisation ne vaut que sur l'original ou sur une copie conforme délivrée par l'autorité compétente. Une simple photocopie n'est pas acceptée.

Cas particuliers

Chine, Canada, Émirats arabes unis : ces trois pays ont adhéré à la Convention de La Haye respectivement le 7 novembre 2023, le 11 janvier 2024 et le 7 juin 2025. Les documents émis après ces dates ne nécessitent que l'Apostille ; les documents antérieurs peuvent encore nécessiter la double légalisation consulaire. Vérifie avec l'ambassade compétente.

Documents scolaires pour une université italienne : les étudiants étrangers souhaitant s'inscrire dans une université italienne doivent présenter leur diplôme avec une déclaration de valeur consulaire italienne ou une Apostille, dans les délais fixés par le MUR (en général en août).

Jugements de divorce étrangers : en plus de la légalisation, le jugement doit être transcrit par la mairie italienne compétente. En cas de contestation, la procédure passe par la Cour d'appel.

Pays sans ambassade italienne ou avec relations diplomatiques réduites : tu peux t'adresser à l'ambassade d'Italie compétente pour ce pays mais dont le siège est dans un État tiers. La procédure est plus longue.

Documents du Vatican : traités comme des actes d'un État étranger. Pour un usage civil en Italie, ils nécessitent une légalisation via la Secrétairerie d'État du Vatican selon des règles spéciales.

Sources officielles

• Prefettura di Roma — Légalisations
• Ministère des Affaires étrangères — Légalisation de documents
• HCCH — Convention de La Haye, liste des pays adhérants
• Ministère de la Justice — Apostille et légalisations
• MAECI — Ambassades étrangères accréditées en Italie
• Règlement UE 2016/1191 (texte Eur-Lex)
• CIMEA — reconnaissances académiques
• Tribunale di Roma

Références réglementaires : DPR 28/12/2000 n. 445 art. 33 ; Legge 20/12/1966 n. 1253 ; Convenzione dell'Aja 5 ottobre 1961 ; Regolamento UE 2016/1191 ; DPR 26/10/1972 n. 642.