Créer une société à Rome : du notaire au Registre des entreprises, toutes les étapes

L'essentiel

Fonder une SRL, une SPA ou toute autre société de capitaux à Rome passe obligatoirement par le notaire, qui rédige l'acte constitutif et les statuts. Ensuite, via une unique démarche télématique appelée ComUnica, ta société est inscrite au Registro Imprese (registre des entreprises italien) et reçoit automatiquement sa Partita IVA (numéro de TVA italien — obligatoire pour facturer en tant qu'indépendant), son inscription à l'INPS (sécurité sociale italienne — retraites, chômage, allocations familiales) et à l'INAIL (institut italien d'assurance accidents du travail). De l'idée à la pleine opérationnalité, il faut compter en moyenne 3 à 5 semaines et entre 2 500 et 4 500 euros de frais.

En bref

Coût	SRL ordinaire : 2 500-4 500 € (notaire + timbres + droits CCIAA)
Délais	3-5 semaines au total ; 7-15 jours de la signature chez le notaire à l'opérationnalité
Où à Rome	Notaire inscrit au Consiglio Notarile di Roma ; CCIAA Roma pour le Registro Imprese
Documents	Pièce d'identité, Codice Fiscale (numéro fiscal italien — code personnel de 16 caractères) des associés et dirigeants, statuts, attestation de versement du capital

Quand le notaire est obligatoire

Pour les SRL, SRLs (SRL simplifiée), SPA, SAPA et coopératives, l'acte authentique notarié est obligatoire par la loi. Il n'existe pas d'alternative valable. Les sociétés de personnes (SNC, SAS) n'exigent qu'un acte sous seing privé authentifié, bien que l'acte public soit souvent préféré pour plus de sécurité.

Avant de prendre rendez-vous chez le notaire, il vaut mieux demander deux ou trois devis : les honoraires sont en partie concurrentiels et les différences peuvent être significatives. Vérifie toujours que le professionnel est inscrit au Consiglio Notarile di Roma. Ne choisis pas uniquement sur le prix : des statuts mal rédigés, avec des clauses vagues sur la distribution des bénéfices ou les droits de retrait, peuvent te coûter beaucoup plus cher à terme.

Les documents à préparer avant l'acte

Arrive au rendez-vous notarial avec tout en ordre : s'il manque quelque chose, l'acte est reporté et les délais s'allongent.

Chaque associé et chaque futur dirigeant doit apporter une pièce d'identité en cours de validité et son Codice Fiscale italien. Pour les associés étrangers hors UE non résidents en Italie, il faut également une attestation de réciprocité du MAECI (ministère des Affaires étrangères italien) ; si tu ne peux pas être présent en personne, une procuration spéciale notariée, légalisée et apostillée est nécessaire.

Sur le plan de la société, tu dois avoir déjà décidé : la dénomination sociale (vérifie d'abord qu'elle n'est pas déjà prise sur registroimprese.it), l'objet social précis, les codes ATECO principaux et secondaires, l'adresse du siège social à Rome avec contrat de location ou relevé cadastral, le capital social (minimum 1 euro pour une SRL, 50 000 euros pour une SPA), et qui sera le dirigeant.

Avant le rendez-vous chez le notaire, tu dois aussi verser le capital en banque : au moins 25 % en espèces si vous êtes plusieurs associés, 100 % si tu es l'unique associé. La banque délivre une attestation que tu remets au notaire. Certaines banques proposent un compte « en constitution » dédié : il s'ouvre avant l'acte et devient définitif après l'inscription au Registro Imprese.

La séquence : du notaire à l'opérationnalité

Phase 1 — Planification (1-2 semaines avant)

Choisis la forme juridique, trouve un notaire et un comptable, prépare le brouillon des statuts, vérifie la disponibilité de la dénomination et, si ton activité le requiert, contrôle si des autorisations SUAP (guichet unique pour les activités productives) ou SCIA (déclaration de début d'activité) sont nécessaires avant de démarrer.

Phase 2 — L'acte notarié (1 journée)

Le notaire lit à voix haute l'acte constitutif et les statuts en présence de tous les associés (ou de leurs mandataires), puis tout le monde signe. Le notaire appose le sceau et remet une copie conforme de l'acte et des statuts.

Phase 3 — Inscription au Registro Imprese (5-10 jours)

Dans les 20 jours suivant la signature, le notaire transmet le dossier à la Chambre de commerce de Rome via le système ComUnica. Cet envoi unique déclenche en parallèle :

• l'inscription au Registro Imprese avec numéro REA et extrait de registre (visura camerale)
• le code fiscal et la Partita IVA de la société (Agenzia delle Entrate)
• l'inscription INPS pour les dirigeants et associés salariés
• l'inscription INAIL si des salariés ou des associés exercent des fonctions manuelles

Les droits à verser à la CCIAA comprennent : 90 euros de frais de secrétariat, 200 euros de droit d'enregistrement, 65 euros de timbres pour copie, 309,87 euros de taxe sur les concessions gouvernementales pour les livres sociaux, plus le droit annuel CCIAA Roma (minimum environ 200 euros pour la première année).

Phase 4 — Démarches post-inscription (2-5 jours)

Après avoir reçu l'extrait de registre, tu dois : viser les livres sociaux obligatoires (livre des associés, procès-verbaux d'assemblée, procès-verbaux du conseil d'administration), activer la PEC (e-mail certifié — valeur légale en Italie, déjà attribuée via ComUnica, mais à vérifier), configurer le code destinataire pour la facturation électronique (SDI), ouvrir le compte bancaire définitif et fixer avec le comptable le régime de TVA (mensuel ou trimestriel).

Ce que ça coûte vraiment

Poste	Montant
Honoraires du notaire (SRL ordinaire)	1 500-3 000 €
Timbres sur l'acte	65 €
Frais de secrétariat CCIAA Roma	90 €
Droit d'enregistrement	200 €
Taxe concessions gouvernementales livres	309,87 €
Droit annuel CCIAA première année	environ 200 €
PEC (annuelle)	5-30 €
Ouverture de compte bancaire	0-200 €
Total constitution	2 500-4 500 €

À ces montants s'ajoute le capital social : 1 euro est le minimum légal pour une SRL, mais en dessous de 10 000 euros les associés doivent verser 100 % immédiatement. Pour une SPA le minimum est de 50 000 euros (au moins 12 500 euros versés avant l'acte).

Non compris : les honoraires du comptable pour la première année (généralement 1 500-3 500 euros entre consultation, bilan et déclarations).

Erreurs à éviter

1. Choisir le notaire uniquement sur le prix. Des honoraires bas ne compensent pas des statuts avec des clauses lacunaires sur le retrait des associés, la distribution des bénéfices ou les droits de préemption. Compare au moins 2-3 devis en évaluant aussi l'expérience en droit des sociétés.
2. Ne pas faire relire les statuts par le comptable. Les choix fiscaux (régime comptable, imputation des rémunérations aux dirigeants, distribution des bénéfices) ont un impact direct sur la charge fiscale des années suivantes : ils doivent être discutés avant la signature.
3. Oublier les cotisations INPS des dirigeants. Dès le premier jour d'inscription, des cotisations minimales s'appliquent sur la Gestione Separata INPS ou sur la gestion commerçants/artisans. Si tu ne les paies pas régulièrement, tu accumules des dettes avec intérêts et pénalités.

Cas particuliers

Acte constitutif en ligne : pour une SRL avec modèle standard, une procédure dématérialisée avec signature numérique est possible, sans présence physique chez le notaire. Cette procédure est opérationnelle pour certaines catégories et se déroule via la plateforme du Ministère des entreprises.

Associé étranger non résident en Italie : une procuration spéciale notariée, légalisée et apostillée est nécessaire, avec traduction assermentée en italien. La vérification de la réciprocité avec le pays d'origine est à la charge du MAECI.

Apport d'une entreprise individuelle dans la nouvelle SRL : une expertise d'évaluation sous serment de l'entreprise à apporter est requise, en plus de l'acte notarié d'apport. Les délais sont plus longs qu'une constitution ordinaire.

Siège social dans un cabinet professionnel ou un business center : c'est autorisé. Le siège peut être domicilié chez un comptable ou un bureau virtuel, à condition que l'adresse soit réelle et active à Rome.

Transfert depuis une autre ville : la société déjà existante déplace son siège à Rome via une délibération d'assemblée + acte notarié + double inscription (radiation du registre d'origine, inscription au Registro Imprese di Roma).

Sources officielles

• Conseil national du Notariat
• Trouver un notaire à Rome
• Chambre de commerce de Rome
• Registro Imprese — ComUnica
• Agenzia delle Entrate — Entreprises et Partita IVA
• INPS — Inscription entreprises
• INAIL — Inscription employeurs

Références réglementaires : Codice Civile artt. 2328-2329 (SPA), art. 2463 (SRL), art. 2463-bis (SRLs) ; DPR 581/1995 (Registro Imprese) ; L. 340/2000 art. 31 (ComUnica) ; L. 89/1913 (Legge Notarile) ; D.Lgs. 175/2014 ; DL 76/2013.