Retenciones en la nómina: guía práctica para el empleador
Eres el sustituto tributario: debes retener IRPEF, contribuciones INPS y adicionales cada mes. Plazos, importes y sanciones explicados con claridad.
Qué es en dos líneas
Cuando pagas a un empleado, no le transfières solo el sueldo: por ley eres el sustituto tributario. Debes calcular, retener y ingresar al Estado y al INPS una parte de la retribución cada mes. Si no lo haces, las sanciones son graves y, a partir de cierto umbral, se entra en el ámbito penal.
En resumen
| Coste | Obligación legal. Sin coste adicional más allá de las retenciones legales. |
| Plazos | Pago F24: antes del día 16 del mes siguiente. CU al empleado: antes del 16 de marzo. Modelo 770: antes del 31 de octubre. |
| Dónde en Roma | Agencia Tributaria italiana (Entratel/Fisconline), INPS online (UniEmens), F24 a través del banco o CAF. |
| Documentos | Recibo de nómina mensual, modelo F24, CU anual, Modelo 770, flujo UniEmens INPS. |
Qué significa ser sustituto tributario
El art. 23 del DPR 600/1973 establece que quien abona rentas de trabajo por cuenta ajena debe practicar cada mes una retención a cuenta del IRPEF. No es opcional: la ley te lo exige.
El mecanismo funciona así: estimas cada mes el IRPEF anual que debe el empleado, retienes un doceavo de su nómina y lo ingresas a la Agencia Tributaria italiana. En diciembre, o cuando cesa la relación laboral, haces la regularización anual: si has retenido de más, le devuelves al empleado; si has retenido de menos, retienes la diferencia.
Tus obligaciones mensuales y anuales son precisas:
- Calcular las retenciones correctas cada mes
- Retenerlas de la nómina antes de pagar
- Ingresarlas antes del día 16 del mes siguiente con el modelo F24
- Enviar la Certificación Única (CU) al empleado y a la Agencia Tributaria italiana antes del 16 de marzo
- Enviar el Modelo 770 antes del 31 de octubre
- Enviar el flujo UniEmens al INPS cada mes antes de final del mes siguiente
Las retenciones fiscales: IRPEF y adicionales
El IRPEF es el impuesto principal. Se calcula sobre la base imponible del empleado, es decir, la retribución bruta menos las contribuciones INPS a su cargo. Los tramos del IRPEF 2026 (D.Lgs 216/2023) son:
| Tramo | Tipo |
|---|---|
| Hasta 28.000 EUR | 23% |
| De 28.001 a 50.000 EUR | 35% |
| Más de 50.000 EUR | 43% |
Del IRPEF bruto se restan las deducciones por trabajo por cuenta ajena (art. 13 TUIR): para una renta de hasta 15.000 EUR equivalen a 1.955 EUR/año, y después disminuyen gradualmente hasta anularse por encima de 50.000 EUR. El empleado puede comunicarte también las deducciones por familiares a cargo (art. 12 TUIR): cónyuge, hijos universitarios mayores de 21 años, otros familiares. Para los hijos menores, desde la introducción del Assegno Unico Universale (Ley 46/2021), ya no hay deducción en nómina: el INPS lo gestiona directamente.
Además del IRPEF, retienes cada mes:
- Adicional regional del Lazio: tipo base 1,73% (con tramos más altos para rentas superiores a 35.000 EUR), fraccionada en 11 cuotas de enero a noviembre del año siguiente
- Adicional municipal del Ayuntamiento de Roma: 0,9%, con exención para rentas de hasta 12.000 EUR, pagada en anticipo y liquidación
Ejemplo concreto — bruto mensual 2.000 EUR, trabajador soltero sin cargas:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Retribución bruta | 2.000,00 EUR |
| Contribuciones INPS del empleado (9,19%) | -183,80 EUR |
| IRPEF neto mensual | -270,73 EUR |
| Adicional regional Lazio | -31,42 EUR |
| Adicional municipal Roma | -16,35 EUR |
| Bonus IRPEF si corresponde (Ley 21/2024) | +100,00 EUR |
| Neto en nómina | ~1.597,70 EUR |
Las retenciones previdenciales: contribuciones INPS
Además de las retenciones fiscales, retienes de la nómina también la cuota INPS a cargo del empleado. El tipo depende del CCNL aplicado:
- Comercio empleado/operario: 9,19%
- Metalúrgico industria operario: 9,49%
- Construcción: aproximadamente 9,49%
- Estudios profesionales: 9,19%
Esta cuota se ingresa junto con la parte que pagas tú como empleador (mucho más alta, aproximadamente 28-30%) a través del flujo UniEmens INPS cada mes. Sin UniEmens correcto, el INPS no actualiza la posición pensionística del trabajador.
Para rentas medias y bajas están vigentes desde 2024 bonificaciones directas en nómina: exención contributiva 7% / 6% (Ley 207/2024) y bonus IRPEF 100 EUR/mes (Ley 21/2024). Los aplicas tú directamente en el recibo.
Pago F24: plazos y códigos de tributo principales
Todas las retenciones del mes N se ingresan antes del día 16 del mes N+1 con F24 telemático. Los códigos de tributo de la Agencia Tributaria italiana más usados son:
| Código | Descripción |
|---|---|
| 1001 | Retenciones trabajo por cuenta ajena (IRPEF) |
| 1601 | Adicional regional trabajo por cuenta ajena |
| 3848 | Adicional municipal anticipo |
| 3847 | Adicional municipal liquidación |
Si tienes varios débitos y créditos fiscales, puedes usar la compensación: los créditos por devolución de IRPEF a los empleados se compensan con otras deudas tributarias (límite 2 millones EUR/año).
CU, Modelo 770 y UniEmens: las obligaciones anuales
La CU (Certificación Única) es el documento que entregas a cada empleado antes del 16 de marzo y que envías también de forma telemática a la Agencia Tributaria italiana. Contiene todos los datos de renta y contribuciones del año: el empleado lo usa para presentar el modelo 730.
El Modelo 770 es la declaración anual del sustituto tributario, enviada telemáticamente antes del 31 de octubre. Resume todos los empleados, las sumas abonadas, las retenciones practicadas y los pagos F24 realizados.
Errores que debes evitar
- Retener y no ingresar. Retener el IRPEF y no ingresarlo al Estado es delito (art. 10-bis D.Lgs 74/2000) cuando supera 150.000 EUR/año. Por debajo de esa cifra, sanción administrativa del 30% sin posibilidad de regularización.
- Olvidar las adicionales. Si ingresas solo el IRPEF y descuidas la regional y la municipal, acumulas diferencias que afloran en la regularización anual, junto con las sanciones correspondientes.
- Esperar que el empleado se encargue. No existe esa posibilidad: tú eres el sustituto tributario. No puedes delegar la obligación en el trabajador.
Casos particulares
Empleado con varios empleadores: cada empleador aplica las deducciones de forma independiente, pero el total puede superar las que corresponden. El empleado puede pedir a uno de los empleadores que no aplique las deducciones, para evitar una regularización negativa a final de año.
Baja por enfermedad: los primeros 3 días los paga la empresa (carencia), del 4.º al 20.º el INPS anticipa el 50% de la retribución a través de la empresa, del 21.º al 180.º el 66,66%. Sobre estas indemnizaciones se aplican normalmente las retenciones fiscales.
Paga extra de Navidad y de verano: están sujetas al IRPEF y a las contribuciones como la retribución ordinaria, pero se calculan por separado y sin deducciones, por lo que el porcentaje retenido es más alto que en la nómina mensual.
Primas de resultados: hasta 3.000 EUR/año para empleados con retribución anual inferior a 80.000 EUR se aplica la tributación reducida del 10% (D.Lgs 81/2015 art. 53). La aplicas tú directamente en el recibo.
Retraso en el pago del F24: puedes regularizarte con el ravvedimento operoso. Las sanciones van desde el 0,1% diario (dentro de los 14 días) hasta el 4,29% (más de 1 año). Sin regularización: 30%.
Gestión práctica: para 1 empleado el coste de un consultor laboral en Roma es de aproximadamente 80-120 EUR/mes, para 2-5 empleados 150-300 EUR/mes. Si no tienes experiencia con nóminas, confiar en un profesional es la opción más segura para evitar sanciones mucho más costosas.
Fuentes oficiales
- Agencia Tributaria italiana — Modelo 770
- Agencia Tributaria italiana — Certificación Única CU
- Agencia Tributaria italiana — F24 y códigos de tributo
- INPS — Tipos contributivos empleados
- INPS — UniEmens
- Ministerio de Trabajo italiano — Relaciones laborales
- Región del Lazio — Adicional IRPEF
- Ayuntamiento de Roma — Adicional IRPEF
Referencias normativas: DPR 600/1973 art. 23, DPR 917/1986 TUIR arts. 12-13, D.Lgs 314/1997, D.Lgs 216/2023, Ley 207/2024, D.Lgs 74/2000 art. 10-bis.