Primera contratación: la Comunicación Obligatoria Unilav en Roma
¿Vas a contratar a tu primer empleado? La CO Unilav debe enviarse antes de la medianoche del día anterior. Guía práctica con portales, sanciones y CPI de Roma.
Qué es en dos líneas
La Comunicación Obligatoria Unilav (CO) es la declaración telemática que todo empleador debe enviar a la Administración Pública antes de que un empleado empiece a trabajar. Con una sola transmisión llegas simultáneamente a INPS, INAIL, Centro de Empleo, Inspección de Trabajo y Prefectura. No hacerlo equivale a trabajo en negro, con sanciones de hasta 11.700 euros por trabajador.
En resumen
| Coste | Gratuito |
| Plazos | Antes de la medianoche del día anterior al inicio de la relación laboral |
| Dónde en Roma | Portal Sintesi Lazio o Cliclavoro — todo online |
| Documentos | Extracto del Registro Mercantil, código de empresa INAIL, matrícula INPS, DNI y documento del trabajador, permiso de residencia (para extra-UE) |
Cuándo y quién debe hacerla
La CO es obligatoria para todas las empresas privadas, profesionales con empleados, particulares que contraten empleadas del hogar o cuidadoras, cooperativas y empresas de trabajo temporal.
Debes enviarla cada vez que:
- Contrates a un nuevo empleado (Unilav)
- Conviertas un contrato (p. ej., de temporal a indefinido)
- Prorrогues un contrato temporal
- La relación laboral finalice (dimisión, despido, fin de contrato)
- Realices un desplazamiento o traslado
No se necesita la CO para trabajo autónomo con número de IVA propio, para colaboraciones no subordinadas ni para el voluntariado puro.
La regla de la medianoche — atención
La ley es precisa: la CO debe enviarse antes del día anterior, aunque sea festivo, al inicio de la relación laboral. Esto significa antes de las 23:59 del día anterior.
Ejemplo: el empleado empieza el lunes 15 de septiembre a las 9:00. La CO debe enviarse antes de las 23:59 del domingo 14 de septiembre.
Existe una única excepción por fuerza mayor documentada (sustitución imprevista por enfermedad grave, eventos naturales excepcionales): en ese caso puedes comunicarlo dentro del 5.º día siguiente al inicio, pero debes avisar a la Inspección de Trabajo por correo electrónico o PEC el mismo día del inicio de la relación laboral.
Cómo se envía — tres vías
Vía Sintesi Lazio (la vía principal en Roma)
En Roma y en el Lacio el sistema regional es Sintesi. Al registrarte por primera vez como empresa obtienes las credenciales. Luego rellenas el formulario Unilav con los datos de la empresa (sede, CCNL, código ATECO), los datos del trabajador (código fiscal, domicilio, nacionalidad), el tipo de contrato, la fecha de inicio, el horario y la retribución. Al finalizar recibes un código de protocolo: consérvalo, es la prueba del envío.
Vía Cliclavoro nacional
Alternativa gestionada por el Ministerio de Trabajo en cliclavoro.gov.it. El procedimiento es el mismo: registro de empresa, formulario Unilav, transmisión, recibo de protocolo.
Vía asesor laboral
Si no quieres ocuparte de ello directamente, un asesor laboral habilitado puede transmitir la CO en nombre de tu empresa. El coste medio es de 20-50 euros por comunicación individual, o está incluido en el forfait mensual (aproximadamente 200-400 euros para la gestión completa de nómina, CO y pagos).
Qué necesitas tener a mano
Para la empresa: extracto del Registro Mercantil de la Cámara de Comercio de Roma, código de empresa INAIL (número PAT), matrícula INPS (si ya está activa), CCNL aplicado, código ATECO.
Para el trabajador: documento de identidad y código fiscal, permiso de residencia si es ciudadano extra-UE, tarjeta de discapacidad si procede para las cuotas de reserva.
Contratas a un ciudadano extra-UE: verifica antes
Cuando la CO se refiere a un trabajador extra-UE, el sistema transmite los datos también a la Prefectura para la verificación del permiso de residencia. Antes de enviar la CO, comprueba siempre que:
- El permiso esté en vigor (no caducado)
- Sea apto para el trabajo por cuenta ajena — un permiso de turismo o atención médica generalmente no permite trabajar
- En su caso, el recibo postal de renovación en curso vale como documento válido
Los permisos que permiten el trabajo por cuenta ajena son: permiso UE para residentes de larga duración, permiso de trabajo, de reagrupación familiar, de protección internacional o asilo, de estudios (con límite de 20 horas semanales) y de espera de empleo.
Contratar a un trabajador sin permiso válido expone a una sanción máxima de 15.000 euros por trabajador y a consecuencias penales.
Errores que debes evitar
- Enviar la CO el mismo día del inicio. La ley exige el día anterior: llegar al último momento con problemas técnicos te expone a una comunicación tardía y a una sanción de hasta 500 euros.
- No verificar el permiso de residencia extra-UE antes del envío. Si la Prefectura detecta un permiso inválido o no apto, la responsabilidad recae sobre el empleador.
- No comunicar el fin de la relación laboral. Si no envías la CO de cese, el contrato permanece formalmente activo, se acumulan cotizaciones en vano y el empleado puede tener problemas para acceder a la NASpI.
Casos particulares
¿Necesitas a alguien con urgencia absoluta? Documentar bien el motivo es fundamental. Los 5 días de prórroga se aplican solo a casos excepcionales. Sin documentación válida se trata de una comunicación tardía con sanción.
¿Usas formularios diferentes? El formulario Unilav vale para el trabajo subordinado estándar. Para el trabajo doméstico (empleadas del hogar, cuidadoras) existe el procedimiento simplificado INPS con el modelo UnIDom. Para el trabajo marítimo se usa UnIMARE. Confundirlos no es un error formal: puede tratarse como omisión de comunicación.
¿Es tu primera contratación en absoluto? Con la CO se abre automáticamente también la posición INPS como empleador y, si procede, la posición INAIL (PAT). En los 30 días siguientes al inicio debes organizar también el reconocimiento médico previo (si lo exige el puesto) y la formación obligatoria en seguridad (DLgs 81/2008, mínimo 4-12 horas según el rol).
Fuentes oficiales
- Cliclavoro — Comunicación Obligatoria de inicio
- Cliclavoro — portal del Ministerio de Trabajo
- ANPAL — Comunicaciones Obligatorias
- Región del Lacio — Trabajo y Formación
- Ministerio de Trabajo — Comunicaciones Obligatorias
- Servizi Lavoro — portal Sintesi Lazio
- Inspección Nacional del Trabajo
Referencias normativas: Legge 296/2006 art. 1 commas 1180-1185, DM 30/10/2007, Circular del Ministerio de Trabajo 8371/2007, DLgs 81/2015, DL 76/2020 art. 23, DLgs 286/1998 art. 22.