Constituir una sociedad en Roma: los pasos del notario al Registro Mercantil
Del borrador de los estatutos a la plena operatividad: secuencia real, costes reales y errores que no debes cometer para abrir tu SRL o SPA en Roma.
Qué es en dos líneas
Fundar una SRL, SPA u otra sociedad de capital en Roma requiere un paso obligatorio por el notario, que redacta el acta constitutiva y los estatutos. A continuación, mediante un único trámite telemático llamado ComUnica, tu sociedad queda inscrita en el Registro de Empresas y recibe automáticamente Partita IVA, inscripción en el INPS e INAIL. Desde la idea hasta la plena operatividad transcurren en promedio 3-5 semanas y entre 2.500 y 4.500 euros de gastos.
En resumen
| Coste | SRL ordinaria: 2.500-4.500€ (notario + tasas + derechos CCIAA) |
| Plazos | 3-5 semanas en total; 7-15 días desde la firma ante notario hasta la operatividad |
| Dónde en Roma | Notario inscrito en el Colegio Notarial de Roma; CCIAA Roma para el Registro de Empresas |
| Documentos | Documento de identidad, código fiscal de socios y administradores, estatutos, justificante de desembolso del capital |
Cuándo el notario es obligatorio
Para SRL, SRLs, SPA, SAPA y cooperativas el acta pública notarial es obligatoria por ley. No existe alternativa válida. Las sociedades de personas (SNC, SAS) prevén en cambio solo una escritura privada autenticada, aunque con frecuencia se opta por el acta pública para mayor seguridad.
Antes de pedir cita con el notario, conviene pedir dos o tres presupuestos: los honorarios son en parte competitivos y las diferencias pueden ser significativas. Comprueba siempre que el profesional esté inscrito en el Consiglio Notarile di Roma. No elijas solo en función del precio: unos estatutos mal redactados, con cláusulas vagas sobre distribución de beneficios o derechos de separación, pueden costarte mucho más en el futuro.
Los documentos que hay que preparar antes del acta
Llega a la cita notarial con todo listo: si falta algo, el acta se aplaza y los plazos se alargan.
Cada socio y cada futuro administrador debe llevar documento de identidad en vigor y código fiscal italiano. Para los socios extranjeros extra-UE no residentes en Italia también se necesita una certificación de reciprocidad del MAECI; si no puedes estar presente en persona, se requiere un poder notarial especial legalizado y apostillado.
En cuanto a la sociedad, debes tener ya decidido: la denominación social (verifica antes que no esté ya en uso en registroimprese.it), el objeto social preciso, los códigos ATECO principales y secundarios, la dirección del domicilio social en Roma con contrato de arrendamiento o nota catastral, el capital social (mínimo 1 euro para SRL, 50.000 euros para SPA), y quién será el administrador.
Antes de la cita notarial también debes ingresar el capital en el banco: al menos el 25% en dinero si hay varios socios, el 100% si eres el único. El banco emite un certificado que entregas al notario. Algunos bancos ofrecen una cuenta "en constitución" específica: se abre antes del acta y se convierte en definitiva tras la inscripción en el Registro de Empresas.
La secuencia: del notario a la operatividad
Fase 1 — Planificación (1-2 semanas antes)
Elige la forma jurídica, encuentra notario y asesor fiscal, prepara el borrador de los estatutos, verifica la disponibilidad de la denominación y, si tu actividad lo requiere, comprueba si se necesitan autorizaciones SUAP o SCIA antes de comenzar.
Fase 2 — El acta notarial (1 día)
El notario lee en voz alta el acta constitutiva y los estatutos en presencia de todos los socios (o sus apoderados), después todos firman. El notario estampa el sello y entrega copia fehaciente del acta y de los estatutos.
Fase 3 — Inscripción en el Registro de Empresas (5-10 días)
En un plazo de 20 días desde la firma, el notario transmite el expediente a la Cámara de Comercio de Roma a través del sistema ComUnica. Este único envío activa en paralelo:
- la inscripción en el Registro de Empresas con número REA y nota registral
- el código fiscal y la Partita IVA de la sociedad (Agencia Tributaria italiana)
- la inscripción en el INPS para administradores y socios trabajadores
- la inscripción en el INAIL si hay empleados o socios con funciones manuales
Los derechos que hay que abonar a la CCIAA incluyen: 90 euros de derechos de secretaría, 200 euros de impuesto de actos jurídicos, 65 euros de tasas por copia, 309,87 euros de tasa por concesiones gubernamentales para los libros sociales, más el derecho anual CCIAA Roma (mínimo unos 200 euros el primer año).
Fase 4 — Obligaciones posteriores a la inscripción (2-5 días)
Tras recibir la nota registral debes: legalizar los libros sociales obligatorios (libro de socios, actas de la asamblea, actas del consejo de administración), activar la PEC (ya asignada vía ComUnica, pero que debes verificar), configurar el código destinatario para la facturación electrónica (SDI), abrir la cuenta corriente definitiva y acordar con el asesor fiscal el régimen de IVA (mensual o trimestral).
Cuánto cuesta realmente
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Honorario notario (SRL ordinaria) | 1.500-3.000€ |
| Tasas sobre el acta | 65€ |
| Derechos de secretaría CCIAA Roma | 90€ |
| Impuesto de actos jurídicos | 200€ |
| Tasa concesiones gubernamentales libros | 309,87€ |
| Derecho anual CCIAA primer año | aprox. 200€ |
| PEC (anual) | 5-30€ |
| Apertura cuenta corriente | 0-200€ |
| Total constitución | 2.500-4.500€ |
A estas cantidades se suma el capital social: 1 euro es el mínimo legal para SRL, pero con menos de 10.000 euros los socios deben desembolsar el 100% de inmediato. Para SPA el mínimo es 50.000 euros (al menos 12.500 euros desembolsados antes del acta).
No está incluida la remuneración del asesor fiscal para el primer año (generalmente 1.500-3.500 euros entre consultoría, balance y declaraciones).
Errores que hay que evitar
- Elegir el notario solo por el precio. Un honorario bajo no compensa unos estatutos con cláusulas deficientes sobre separación de socios, distribución de beneficios o derechos de preferencia. Compara al menos 2-3 presupuestos valorando también la experiencia en derecho societario.
- No hacer que el asesor fiscal revise los estatutos. Las decisiones fiscales (régimen contable, imputación de remuneraciones a los administradores, distribución de beneficios) inciden directamente en la carga fiscal de los años siguientes: deben discutirse antes de la firma.
- Olvidar las cotizaciones INPS de los administradores. Desde el primer día de inscripción se activan las cotizaciones mínimas en la gestione separata INPS o en la gestión de comerciantes/artesanos. Si no las pagas regularmente, acumulas deudas con intereses y sanciones.
Casos especiales
Acta constitutiva telemática: para SRL con modelo estándar está prevista una modalidad online con firma digital, sin presencia física ante notario. El procedimiento está operativo para algunas categorías y se realiza a través de la plataforma del Ministerio de Empresas.
Socio extranjero no residente en Italia: se necesita un poder notarial especial legalizado y apostillado, con traducción jurada al italiano. La verificación de la reciprocidad con el país de origen corre a cargo del MAECI.
Aportación de una empresa individual a la nueva SRL: requiere un informe de valoración jurado sobre la empresa a aportar, además del acta notarial de aportación. Los plazos se alargan respecto a una constitución ordinaria.
Domicilio social en estudio profesional o centro de negocios: está permitido. El domicilio puede establecerse en un despacho de asesor fiscal o en una oficina virtual, siempre que sea una dirección real y activa en Roma.
Traslado desde otra ciudad: la sociedad ya existente traslada el domicilio a Roma mediante acuerdo de la asamblea + acta notarial + doble inscripción (baja en el Registro de origen, alta en el Registro de Empresas de Roma).
Fuentes oficiales
- Consejo Nacional del Notariado
- Encuentra notario en Roma
- Cámara de Comercio de Roma
- Registro Imprese — ComUnica
- Agencia Tributaria italiana — Empresas y Partita IVA
- INPS — Inscripción de empresas
- INAIL — Inscripción de empleadores
Referencias normativas: Código Civil arts. 2328-2329 (SPA), art. 2463 (SRL), art. 2463-bis (SRLs); DPR 581/1995 (Registro Imprese); L. 340/2000 art. 31 (ComUnica); L. 89/1913 (Ley Notarial); D.Lgs. 175/2014; DL 76/2013.