INAIL: cuándo estás obligado a abrir la posición aseguradora
Empleados, artesanos, socios que trabajan en la empresa: quién debe registrarse en el INAIL, cómo hacerlo online y cuánto cuesta la prima.
Qué es en dos líneas
El INAIL es el organismo público que asegura a los trabajadores contra accidentes laborales y enfermedades profesionales. Si tienes empleados, eres artesano o tienes socios que trabajan físicamente en la empresa, abrir la posición INAIL no es una opción: es una obligación legal. Quien no lo hace arriesga sanciones importantes y, en caso de accidente, responde personalmente de los daños.
En resumen
| Coste | Apertura de posición gratuita. Prima anual variable: de ~4 a más de 130 por mil sobre la retribución imponible (tasa media artesanado ~32‰, terciario ~10‰). |
| Plazos | Denuncia de ejercicio antes de la medianoche del día anterior al inicio de la actividad. Código empresa y PAT expedidos en pocos días laborables. |
| Dónde en Roma | Todo online en inail.it. Oficinas físicas con cita previa (Roma Centro, Tuscolano, Casilino, Aurelio). |
| Documentos | SPID, CIE o CNS; datos empresariales (código ATECO, sedes, número de empleados, retribuciones previstas). |
Quién debe abrir la posición INAIL
La norma de referencia es el DPR 1124/1965 (Texto Único de accidentes). Están obligados:
- Empleadores privados con al menos un trabajador subordinado: empleados a tiempo indefinido o determinado, a tiempo parcial, aprendices, trabajadores intermitentes.
- Empleadores con colaboradores coordinados y continuados (co.co.co.) empleados en actividades de riesgo.
- Titulares artesanos inscritos en el Registro de Empresas Artesanas: se aseguran a sí mismos y a los familiares que colaboran de forma continuada.
- Socios de sociedades (Srl, Snc, Sas, cooperativas) que realizan trabajo manual o usan maquinaria.
- Familiares coadyuvantes del titular (cónyuge, hijos, progenitores) que prestan trabajo de forma continuada.
- Becarios y pasantes incluso no remunerados: la póliza es a cargo del organismo promotor.
- Trabajadores ocasionales pagados con PrestO o Libretto Familia.
Algunas situaciones menos obvias: el teletrabajo y el trabajo en remoto están incluidos en la obligación. La póliza cubre también el trabajo realizado desde casa.
Quién no está obligado
Los profesionales intelectuales que trabajan solos, sin maquinaria peligrosa y sin empleados, están exonerados: abogados, economistas, ingenieros, arquitectos, médicos, consultores, técnicos, notarios. Lo mismo aplica a los profesionales en régimen de forfettario que no emplean colaboradores.
Atención: la exoneración cae en cuanto contratas aunque sea un solo colaborador o pasante, o empiezas a usar maquinaria clasificada como de riesgo (radiología, láseres profesionales, grúas, etc.).
También los titulares de empresa comercial o industrial que solo ejercen funciones de gestión y no trabajan manualmente no están obligados para sí mismos — pero deben igualmente asegurar a sus empleados.
Cómo se abre la posición INAIL: los pasos a seguir
Fase 1 — Antes del INAIL. Abre el número de IVA en la Agencia Tributaria italiana y obtén la inscripción en el Registro de Empresas en la Cámara de Comercio de Roma.
Fase 2 — Denuncia de ejercicio. Ve a inail.it con SPID, CIE o CNS. En la sección Servicios para las empresas encontrarás la opción Denuncia de inscripción. El formulario telemático solicita: datos del titular o de la sociedad, sede social y sedes operativas (cada sede genera una Posición Aseguradora Territorial — PAT), código ATECO con descripción concreta de las actividades, número de trabajadores previstos y retribuciones estimadas para el primer año. Tras el envío obtienes de inmediato el código empresa y la PAT.
El plazo no admite retrasos: la denuncia debe enviarse antes de las 24:00 del día anterior al inicio de la actividad.
Fase 3 — Pago de la prima. El INAIL calcula la prima anual y la pagas mediante F24. El vencimiento ordinario es el 16 de febrero de cada año (autoliquidación). Es posible fraccionar en cuatro tramos trimestrales (16 de febrero, 16 de mayo, 20 de agosto, 16 de noviembre) con una recarga por intereses.
| Trámite | Vencimiento |
|---|---|
| Denuncia de inscripción | Medianoche del día anterior al inicio |
| Autoliquidación anual | 16 de febrero |
| Variaciones (nuevas sedes, nuevas actividades, cese) | En 30 días desde el hecho |
| Denuncia de accidente (baja > 3 días) | En 2 días desde el certificado médico |
| Denuncia de accidente mortal | En 24 horas |
Cuánto cuesta la prima
El cálculo es sencillo: prima = retribución imponible anual × tasa por mil. La tasa depende de la gestión y del tipo de actividad, según el DM 27/02/2019 (Tarifas de Primas INAIL).
| Actividad | Tasa media (‰) |
|---|---|
| Oficina (empleados administrativos) | ~4 |
| Tienda de ropa | ~9 |
| Bar / cafetería | ~13 |
| Peluquería / estética | ~14 |
| Restaurante / pizzería | ~17 |
| Transporte de mercancías | ~45 |
| Electricista | ~50 |
| Carpintería | ~55 |
| Fontanero | ~62 |
| Pintor / decorador | ~67 |
| Construcción general | ~92 |
Ejemplo práctico. Un restaurante con 3 empleados, retribución total 66.000 EUR, tasa 17‰: prima anual = 66.000 × 17 / 1.000 = 1.122 EUR. Un fontanero artesano sin empleados, retribución convencional ~16.500 EUR, tasa 62‰: prima = ~1.023 EUR.
Puedes reducir la prima: tras 2 años de buen historial de accidentes el descuento llega hasta el 28%. Invertir en seguridad (cursos, EPI, certificaciones ISO 45001) y presentar el formulario OT/23 antes del 28 de febrero puede valer hasta un -28% adicional.
Errores que evitar
- "Solo tengo un empleado por unos meses, no hace falta". La obligación empieza desde el primer día de trabajo subordinado, sin umbrales mínimos de duración o número.
- "Estoy en régimen de forfettario, estoy exento". El régimen fiscal no tiene nada que ver con el INAIL. Si eres artesano en forfettario estás igualmente obligado. Si eres profesional intelectual estás exonerado — pero porque eres profesional, no por el forfettario.
- "He abierto la sede, pero no he actualizado la PAT". Cada nueva sede o cambio de actividad requiere una variación en 30 días. La PAT debe corresponder a la realidad productiva.
Casos particulares
Socio administrador de Srl sin trabajo manual. Si solo te ocupas de la gestión y no usas maquinaria ni realizas actividades físicas, no estás sujeto a la obligación. La sociedad sigue igualmente obligada si tiene empleados.
Trabajadores domésticos (empleada del hogar, cuidadores). El seguro se gestiona a través del INPS de forma integrada: no es necesario abrir una posición INAIL separada.
Empresa con varias sedes en Roma. Cada sede productiva tiene su propia PAT. Puedes abrirlas todas en una sola sesión en el portal durante la denuncia de inscripción.
Si no abres la posición y tienes trabajadores no asegurados, las sanciones van de 1.290 a 7.745 EUR por denuncia omitida, con maxisanción de hasta 36.000 EUR por cada trabajador encontrado en negro. En caso de accidente grave o mortal, el empleador responde personalmente de los daños y puede ser imputado por lesiones culposas u homicidio culposo.
Fuentes oficiales
- INAIL — Cuándo asegurarse
- INAIL — Empleador
- INAIL — Artesanos
- INAIL — Denuncia de inscripción
- INAIL — Tarifas de Primas
- INAIL — Oficinas y contactos
Referencias normativas: DPR 1124/1965, DLgs 38/2000, DLgs 81/2008, DM 27/02/2019, Ley 296/2006 art. 1 c. 1213.