Facturación electrónica y SDI: guía práctica para quien tiene NIF italiano

Qué es en dos líneas

Desde 2019 en Italia las facturas en papel entre titulares de NIF ya no tienen valor legal. Cada factura debe estar en formato XML y pasar por el Sistema de Intercambio (SDI), el canal oficial de la Agencia Tributaria italiana. Desde el 1 de enero de 2024 la obligación se aplica también a los autónomos en régimen forfetario, sea cual sea su facturación.

Resumen

Coste	SDI: gratuito. Software: 0€ (portal Agencia Tributaria italiana) hasta 300€/año. Conservación: gratis con la Agencia Tributaria italiana, 30-100€/año con servicios de terceros.
Plazos	Transmisión: inmediata. Resultado SDI (recibo o rechazo): en 5 días. Factura en los 12 días desde la operación.
Dónde en Roma	Todo online: portal Fatture e Corrispettivi con SPID/CIE/CNS
Documentos	NIF activo, PEC, SPID o CIE, código destinatario del cliente

Cómo funciona el Sistema de Intercambio

El SDI no es un sitio donde "subir" una factura como si fuera un adjunto de correo electrónico. Es un sistema automático del Estado que hace tres cosas en secuencia: recibe la factura de ti, verifica que sea técnicamente correcta y después la entrega a tu cliente.

Cuando envías una factura, el SDI comprueba en pocos segundos si el formato XML es válido, si tu NIF está activo y si el código destinatario del cliente existe. En un plazo de 5 días recibes uno de estos tres resultados:

• Recibo de entrega (RC): la factura ha llegado al cliente.
• Recibo de no entrega (MC): el cliente no era localizable, pero la factura está disponible en su Casillero Fiscal.
• Notificación de rechazo (NS): hay un error técnico. Tienes 5 días para corregirlo y reenviarla con el mismo número y fecha.

Una factura PDF enviada por correo electrónico no transita por el SDI y no existe para la Agencia Tributaria italiana. No cuenta, aunque el cliente la acepte.

Quién está obligado (y quién no)

Están obligados todos los titulares de NIF: empresas, profesionales, autónomos, comerciantes y autónomos en régimen forfetario desde el 1 de enero de 2024.

Las excepciones son pocas y específicas. Los médicos, farmacéuticos y ópticos que transmiten los datos al Sistema Tarjeta Sanitaria emiten factura en papel o PDF al paciente, pero no usan el SDI para esas prestaciones — los datos van al STS, no al Intercambio. Los sujetos no residentes sin sede estable en Italia y algunos agricultores en régimen de exoneración también quedan excluidos.

Para las facturas a particulares (personas físicas sin NIF) usas el código destinatario "0000000" (siete ceros): la factura pasa igualmente por el SDI y el cliente la encuentra en su Casillero Fiscal.

Cómo emitir tu primera factura electrónica

La forma más económica es el portal gratuito de la Agencia Tributaria italiana, Fatture e Corrispettivi. Accede con SPID, CIE o CNS, luego ve a "Fatturazione Elettronica" y crea una nueva factura.

Los campos esenciales que debes cumplimentar son:

• Tipo de documento: TD01 para la factura ordinaria, TD04 para una nota de abono
• Datos del cliente: NIF o código fiscal, denominación, código destinatario o PEC
• Líneas de detalle: descripción del servicio o producto, cantidad, precio, tipo de IVA
• Régimen fiscal: si eres autónomo en régimen forfetario introduce RF19 y naturaleza N2.2, con la mención "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 — regime forfetario"

Si emites facturas en régimen forfetario superiores a 77,47€ debes añadir el timbre virtual de 2€, que pagas de forma agregada mediante F24 (código tributo 2501).

Después de comprobar la vista previa, transmite y espera el recibo en la sección "Consultazione".

El código destinatario: qué es y cómo funciona

Antes de emitir una factura, pide al cliente su código destinatario de 7 caracteres. Es un código que identifica el canal de recepción del cliente: lo proporciona el software de gestión que usa (Aruba, FattureInCloud, etc.) o lo encuentra registrándolo en el Área Reservada de la Agencia Tributaria italiana.

Si el cliente es una Administración Pública, el código se denomina Código Único de Oficina (6 caracteres) y se encuentra en el portal IPA – Índice de la Administración Pública.

También puedes usar la PEC del cliente como dirección alternativa: el SDI envía la factura como adjunto XML.

La conservación digital: no basta guardar el archivo

Todas las facturas deben conservarse durante 10 años. Pero no basta descargar el PDF o guardar el archivo XML en una carpeta del ordenador. La conservación digital requiere firma electrónica y sello de tiempo, conforme al DM 17/06/2014.

La solución más sencilla es activar el servicio de conservación gratuita de la Agencia Tributaria italiana, disponible en el portal Fatture e Corrispettivi. Debes adherirte una sola vez: no es automático. Alternativamente, puedes usar software de pago (30-100€/año) que conservan las facturas de forma conforme.

Errores que debes evitar

1. Enviar el archivo XML por correo electrónico sin pasar por el SDI. Una factura que no transita por el Intercambio no tiene valor fiscal, aunque el cliente la reciba y la pague.
2. No activar la conservación digital. Guardar el archivo en el escritorio no es suficiente. Activa el servicio gratuito de la Agencia Tributaria italiana la primera vez que accedas al portal.
3. Olvidar el timbre de 2€ en las facturas en régimen forfetario. Se acumula trimestralmente y se paga mediante F24. Si lo omites, la Agencia Tributaria italiana lo recupera con intereses.

Casos particulares

Factura rechazada por el SDI: cada código de rechazo indica un problema específico. Los más comunes son NIF del cliente dado de baja (00200), código destinatario inexistente (00400) y número de factura ya emitido (00417). Corrige y reenvía en un plazo de 5 días, manteniendo el mismo número y fecha.

Facturas a clientes extranjeros (B2B UE o extra-UE): desde 2022 no existe el esterómetro trimestral. Las operaciones con el extranjero se comunican a través del SDI con tipos de documento específicos: TD17 para compra de servicios, TD18 para bienes intracomunitarios, TD19 para bienes ex art. 17.

Inversión del sujeto pasivo (reverse charge): en las operaciones sujetas a inversión contable (construcción, oro, etc.) el cliente integra el IVA con una autofactura TD16.

Fuentes oficiales

• Agencia Tributaria italiana — Facturación electrónica
• Portal Fatture e Corrispettivi
• FatturaPA.gov.it
• Guía Agencia Tributaria italiana Factura Electrónica PDF
• Índice PA (IPA)

Referencias normativas: DLgs 127/2015 art. 1, Ley 205/2017, Disposición Agencia Tributaria italiana 30/04/2018 n. 89757, DL 36/2022 art. 18, DL 73/2022 conv. L. 122/2022, DM 17/06/2014, DPR 633/1972 arts. 21 y 21-bis.