Factura electrónica y SdI: guía práctica para empresas y autónomos en régimen forfetario
Desde 2024 todos los titulares de NIF italiano deben usar el SdI. Qué cambia para los autónomos en régimen forfetario, cómo emitir y dónde conservar las facturas.
Qué es en dos líneas
Desde el 1 de enero de 2024 cualquiera que tenga un NIF italiano debe emitir facturas electrónicas a través del Sistema de Intercambio (SdI) de la Agencia Tributaria italiana. Esto vale también para los autónomos en régimen forfetario, independientemente del número de clientes o de cuántos euros factures. La factura ya no es un PDF ni una hoja de papel: es un archivo XML FatturaPA que transita obligatoriamente por el SdI antes de llegar a tu cliente.
Resumen
| Coste | Gratuito a través del portal de la Agencia Tributaria italiana. Software privados: de 4 a 30€/mes |
| Plazos de emisión | Inmediata: en los 12 días desde la operación. Diferida: antes del día 15 del mes siguiente |
| Dónde en Roma | Todo online. Oficinas de la Agencia Tributaria italiana para asistencia (7 ventanillas territoriales) |
| Documentos | SPID, CIE, CNS o credenciales Entratel/Fisconline para acceder al portal |
Quién debe hacerlo y quién no
La obligación se ha extendido progresivamente:
- Desde 2019: sociedades (Srl, Spa, Snc, Sas), profesionales y empresarios individuales en régimen ordinario o simplificado
- Desde julio 2022: autónomos en régimen forfetario con ingresos superiores a 25.000€ en el año anterior
- Desde 2024: todos los autónomos en régimen forfetario, sin ningún umbral mínimo de ingresos
Están excluidos de la obligación solo los médicos, farmacéuticos, fisioterapeutas y otros operadores sanitarios para las facturas a particulares que se incorporan al Sistema Tarjeta Sanitaria (prohibición relacionada con la privacidad). Para las facturas entre empresas, también ellos deben usar el SdI. También quedan fuera los sujetos extranjeros sin NIF italiano.
Si tienes el NIF italiano — aunque seas extranjero — estás obligado. Punto.
Cómo funciona el SdI
El Sistema de Intercambio es la plataforma gestionada por la Agencia Tributaria italiana y Sogei. Funciona como un "correo certificado para facturas": tú envías el archivo XML, el SdI lo verifica y lo entrega a tu cliente.
El proceso en resumen:
- Emites el archivo XML FatturaPA desde tu software o desde el portal
- El SdI comprueba la estructura, el NIF y el código destinatario
- Si todo es correcto, la factura llega al cliente en pocos minutos
- Si hay un error, recibes un rechazo con código específico (p. ej., 00301 = NIF no válido)
Para recibir facturas, tu cliente te comunica su código destinatario (7 caracteres) o su dirección PEC. Si facturas a un particular sin NIF, usas el código 0000000 y le entregas igualmente una copia en papel o PDF.
Puedes registrar tu "dirección telemática habitual" en el portal Fatture e Corrispettivi: a partir de ese momento todas las facturas dirigidas a tu NIF llegan automáticamente al canal que has elegido.
Reglas particulares para los autónomos en régimen forfetario
Si estás en régimen forfetario (Ley 190/2014), tienes algunas especificidades respecto a los titulares de NIF en régimen ordinario:
- No repercutes el IVA en la factura. Debes indicar la mención: "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014"
- Usas el código de naturaleza IVA N2.2 en el archivo XML
- Para las facturas de importe superior a 77,47€ debes aplicar el timbre fiscal de 2€ (código tributo 2501). El pago se realiza trimestralmente antes del día 16 del segundo mes siguiente a cada trimestre
El timbre fiscal no es opcional: si lo omites, la sanción equivale a 2-5 veces el importe defraudado.
Cómo emitir la factura electrónica
Tienes cuatro vías principales:
Portal Fatture e Corrispettivi (gratuito): accede en ivaservizi.agenziaentrate.gov.it con SPID, CIE o credenciales Entratel. Cumplimentas la factura online, el portal genera el XML y lo envía al SdI. También puedes activar aquí la conservación decenal gratuita.
App FatturAE (gratuita): disponible para iOS y Android, permite la emisión desde el smartphone de forma simplificada.
Software de gestión privados: Aruba, Fatture in Cloud, Fatture24, TeamSystem y otros. Los precios parten de pocos euros al mes; para los autónomos en régimen forfetario con pocas facturas existen planes gratuitos con limitaciones. La ventaja es la integración con la contabilidad y la conservación automática.
Asesor fiscal: si ya tienes un asesor fiscal, a menudo gestiona el envío de facturas dentro del servicio mensual. Verifica qué está incluido en tu contrato.
Conservación: 10 años no son suficientes si lo haces a medias
Las facturas electrónicas deben conservarse durante 10 años con un proceso de conservación digital sustitutiva conforme a la norma. Guardar los archivos XML en el escritorio no es suficiente: la ley exige firma digital, sello de tiempo y un proceso documentado.
Las opciones son dos:
- Conservación gratuita de la Agencia Tributaria italiana: actívala en el portal Fatture e Corrispettivi firmando el acuerdo de servicio. Las facturas que transiten por el SdI se conservan automáticamente.
- Conservadores privados acreditados por AgID: Aruba, InfoCert, Namirial y otros. Son de pago pero ofrecen funciones adicionales.
Si omites la conservación, arriesgas una sanción de 1.000 a 8.000€.
Errores que debes evitar
- Código destinatario incorrecto. La factura se entrega igualmente si el cliente ha registrado su dirección telemática en el portal de la Agencia Tributaria italiana. Si no lo ha hecho, el SdI envía un aviso de no entrega: el cliente debe descargar manualmente la factura desde el portal. Es mejor pedir siempre el código correcto antes de emitir.
- Reenviar inmediatamente una factura rechazada con el mismo número. Tras un rechazo tienes 5 días para corregir y enviar de nuevo con la misma fecha. Si superas los 5 días, debes emitir una nueva factura con fecha actual y número progresivo diferente.
- Olvidar el timbre fiscal de 2€ como autónomo en régimen forfetario. Cada factura superior a 77,47€ lo requiere. El acumulado no es visible de inmediato, pero el control automático de la Agencia Tributaria italiana sí lo detecta.
Casos particulares
Operaciones con el extranjero: para las ventas a clientes de la UE o de fuera de la UE usas el código destinatario XXXXXXX en el archivo XML. Para las compras a proveedores extranjeros debes emitir una autofactura o integración con los tipos de documento TD17, TD18 o TD19 antes del día 15 del mes siguiente a la operación.
Notas de abono: se emiten con el tipo de documento TD04, el mismo proceso que una factura normal. Debes indicar la referencia a la factura original (número y fecha).
Facturas a la Administración Pública: si facturas a un organismo público, usas el código único de oficina IPA de 6 caracteres (p. ej., UFB1RM para algunas oficinas del Ayuntamiento de Roma). La obligación de factura electrónica a la PA existe desde 2014.
Fuentes oficiales
- Agencia Tributaria italiana — Facturación electrónica
- Portal FatturaPA
- Fatture e Corrispettivi — acceso con SPID
- Conservación Agencia Tributaria italiana
- App FatturAE — información
- Impuesto de timbre en facturas electrónicas
- Normattiva — DLgs 127/2015
- AgID — Conservadores acreditados
Referencias normativas: DLgs 127/2015, Ley 205/2017 art. 1 párrafos 909-928, DL 36/2022 art. 18, DPR 633/1972, Disposición Agencia Tributaria italiana 89757/2018, DM 17/06/2014, DPR 642/1972.