Dietas y reembolsos de gastos a empleados: la guía práctica

Qué es en dos líneas

Cuando un empleado trabaja fuera de su centro de trabajo habitual, tienes tres formas de reembolsarle los gastos: una dieta fija diaria, el reembolso analítico con justificantes o un sistema mixto. Cada método tiene umbrales precisos dentro de los cuales el reembolso está exento de IRPEF y cotizaciones, tanto para el trabajador como para tu empresa.

En resumen

Coste	Tramitación normativa gratuita. Dieta fija exenta hasta 46,48 €/día (Italia) o 77,47 €/día (extranjero).
Plazos	Reembolso en la nómina del mes siguiente al desplazamiento. Anticipo: antes de la salida.
Dónde en Roma	Agencia Tributaria italiana (consulta fiscal), Colegio de Economistas — Piazzale delle Belle Arti 2
Documentos	Orden de desplazamiento escrita, nota de gastos firmada, facturas o recibos originales, billetes de viaje

Los tres sistemas de reembolso

La norma de referencia es el art. 51, apartados 5-6 del TUIR (DPR 917/1986). Puedes elegir entre tres enfoques.

Sistema de dieta fija. Pagas al empleado una cantidad fija diaria, independientemente de lo que haya gastado. El importe está exento de IRPEF y cotizaciones hasta:

• 46,48 €/día para desplazamientos fuera del municipio en Italia
• 77,47 €/día para desplazamientos en el extranjero

Si abonas importes superiores, la parte que excede entra en la nómina como renta sujeta a impuestos. Atención: si cubres la comida o el alojamiento de forma gratuita, los umbrales bajan. Si la empresa cubre comida o alojamiento, el tope baja a 30,99 €/día (Italia) o 51,65 €/día (extranjero). Si cubres ambos, los topes bajan a 15,49 €/día (Italia) o 25,82 €/día (extranjero).

Sistema de reembolso con justificantes (analítico). El empleado adelanta los gastos y presenta los justificantes: facturas, recibos fiscales, tiques, billetes. Tú reembolsas los gastos reales, que son 100% exentos para el trabajador sin límite de importe.

Los gastos reembolsables incluyen: viaje (tren, avión, taxi, alquiler de vehículo), alojamiento, comidas, transporte urbano, peajes, combustible calculado con las tablas ACI, aparcamiento y gastos de teléfono necesarios. Para la empresa, la deducibilidad al 100% se aplica hasta 180,76 €/día por comidas y alojamiento en Italia y 258,23 €/día en el extranjero; por encima de estos umbrales baja al 75%.

Puedes abonar además hasta 15,49 €/día (Italia) o 25,82 €/día (extranjero) para pequeños gastos no documentables —billetes de metro, aparcamiento con monedas—, también exentos.

Sistema mixto. Combinas una dieta reducida con el reembolso de determinados gastos concretos (por ejemplo, cubres las comidas con justificantes y añades una dieta por el resto). Los umbrales exentos se reducen en proporción a los servicios ya cubiertos.

Uso del coche particular

Si el empleado usa su propio vehículo, el reembolso kilométrico se realiza mediante las tablas ACI, publicadas cada año por el Automóvil Club Italia con tarifas diferenciadas por modelo, antigüedad y combustible. El reembolso está exento para el trabajador y es deducible para la empresa dentro de los límites de cilindrada (17 CV fiscales para gasolina, 20 CV para diésel).

Para que el reembolso no se considere renta, el uso del vehículo debe estar autorizado expresamente por el empleador y estar previsto en la política de empresa o en el CCNL.

El procedimiento paso a paso

Para el empleador:

1. Ordena el desplazamiento con comunicación escrita (lugar, duración, motivo).
2. Define el sistema de reembolso en la nómina o en la política de empresa.
3. Abona en su caso un anticipo al empleado antes de la salida.
4. A la vuelta, recoge la nota de gastos con los justificantes adjuntos.
5. Verifica que los recibos sean originales fiscales (las facturas a nombre de la empresa son preferibles a los tiques para la trazabilidad del IVA).
6. Reembolsa en la nómina del mes siguiente, indicando el concepto específico.
7. Registra el coste en contabilidad como gasto deducible.

Para el empleado:

1. Obtén la orden de desplazamiento escrita del empleador.
2. Conserva todos los justificantes originales durante el desplazamiento.
3. A la vuelta, cumplimenta la nota de gastos con el detalle de los mismos.
4. Entrégala dentro de los plazos establecidos, normalmente en un plazo de 7 a 30 días.

Desplazamientos especiales

Mismo municipio. Si el desplazamiento se produce dentro del municipio del centro de trabajo, la dieta fija es íntegramente sujeta a impuestos. Los reembolsos con justificantes solo están exentos para el transporte público documentado (billetes, abonos).

Extranjero. Los gastos en moneda extranjera se convierten a euros a la fecha en que se realizan. Los billetes de avión, los visados y las formalidades de entrada son deducibles al 100%. Para destinos con coste de vida elevado, muchas empresas prevén dietas incrementadas a través del CCNL o de la política de empresa: la parte que supera los 77,47 €/día tributa de todos modos.

Empleados habitualmente desplazados. Para los trabajadores que se desplazan de forma continuada (instaladores, técnicos de mantenimiento, comerciales), la dieta de desplazamiento habitual tributa al 50% pero es deducible al 100% para la empresa. Referencia: art. 51 c. 6 TUIR.

Cobertura INAIL. El empleado en desplazamiento está cubierto por accidentes durante el viaje de ida y vuelta, durante la actividad laboral y durante las pausas lógicamente vinculadas al desplazamiento (comida, pernocta). No está cubierto en caso de desvíos personales no relacionados con el trabajo.

Errores que evitar

1. Superar los umbrales sin controlarlos. El exceso sobre los límites legales entra en la nómina como renta sujeta a impuestos. Controla cada mes el importe abonado.
2. Gestionar los desplazamientos dentro del mismo municipio de la misma manera que los externos. La dieta fija para desplazamientos intramunicipal es siempre tributaria: si no la gestionas de forma separada, corres el riesgo de declarar como exentas cantidades que no lo son.
3. Reembolsar sin justificantes. Sin facturas, tiques o recibos originales, el reembolso se reinterpreta como renta del empleado en caso de inspección fiscal. Consérvalo todo durante 10 años.

Casos particulares

Administradores y socios. Las dietas de desplazamiento para administradores se tratan como renta asimilada (art. 95 c. 3 TUIR); los reembolsos con justificantes siguen estando exentos si están documentados y relacionados con la actividad.

Becarios y personas en prácticas. Reciben reembolsos de gastos de desplazamiento con el mismo tratamiento fiscal que los empleados.

Trabajadores cedidos por ETT. El reembolso corresponde a la empresa de trabajo temporal (empleador formal), que lo incluye en la nómina. La empresa usuaria puede facilitar anticipos.

Teletrabajo desde casa. No es desplazamiento: la normativa sobre desplazamientos no prevé ningún reembolso. Los gastos por equipos o conexión siguen el régimen de los beneficios en especie.

Fuentes oficiales

• Agencia Tributaria italiana — Reembolsos y desplazamientos de empleados
• Normattiva — Art. 51 TUIR
• Ministerio de Trabajo italiano — Contratos de trabajo
• INPS — Circulares y normativa
• ACI — Costes kilométricos
• INAIL — Accidentes en desplazamiento

Referencias normativas: DPR 22/12/1986 n. 917 (TUIR) art. 51 commas 5-6, art. 95 c. 3, art. 109 c. 5; Circolare Agenzia Entrate 326/E/1997; Risoluzione Agenzia Entrate 232/E/2002; Risoluzione Agenzia Entrate 92/E/2015; DPR 513/1978.