Trasferte e rimborsi spese dipendenti: la guida pratica

Cos'è in due righe

Quando un dipendente lavora fuori dalla sede abituale, hai tre modi per rimborsargli le spese: un'indennità forfettaria giornaliera, il rimborso analitico a piè di lista oppure un sistema misto. Ogni metodo ha soglie precise entro cui il rimborso è esente da IRPEF e contributi — sia per il lavoratore che per la tua azienda.

In sintesi

Costo	Gratuito normare. Indennità forfettaria esente fino a 46,48 €/giorno (Italia) o 77,47 €/giorno (estero).
Tempi	Rimborso in busta paga del mese successivo alla trasferta. Anticipo: prima della partenza.
Dove a Roma	Agenzia delle Entrate (consulenza fiscale), Ordine Dottori Commercialisti — Piazzale delle Belle Arti 2
Documenti	Ordine di trasferta scritto, nota spese firmata, fatture o scontrini originali, biglietti di viaggio

I tre sistemi di rimborso

La norma di riferimento è l'art. 51, commi 5-6 del TUIR (DPR 917/1986). Puoi scegliere tra tre approcci.

Sistema forfettario. Paghi al dipendente una somma fissa giornaliera, indipendente da quanto ha speso. L'importo è esente da IRPEF e contributi fino a:

• 46,48 €/giorno per trasferte fuori Comune in Italia
• 77,47 €/giorno per trasferte all'estero

Se corrisponi importi superiori, la parte eccedente entra nella busta paga come reddito tassabile. Attenzione: se offri vitto o alloggio gratuiti, le soglie si abbassano. Con vitto o alloggio coperti dall'azienda scendi a 30,99 €/giorno (Italia) o 51,65 €/giorno (estero). Se copri entrambi, le soglie scendono a 15,49 €/giorno (Italia) o 25,82 €/giorno (estero).

Sistema a piè di lista (analitico). Il dipendente anticipa le spese e presenta i giustificativi — fatture, scontrini fiscali, ricevute, biglietti. Tu rimborsi le spese effettive, che sono 100% esenti per il lavoratore senza limite di importo.

Le spese rimborsabili comprendono: viaggio (treno, aereo, taxi, noleggio), alloggio, vitto, trasporti urbani, pedaggi, carburante calcolato con le tabelle ACI, parcheggi e spese telefoniche necessarie. Per l'azienda, la deducibilità al 100% vale fino a 180,76 €/giorno per vitto e alloggio in Italia e 258,23 €/giorno all'estero; sopra queste soglie scende al 75%.

Puoi riconoscere in aggiunta fino a 15,49 €/giorno (Italia) o 25,82 €/giorno (estero) per piccole spese non documentabili — tessere metro, parcheggi a moneta — anch'esse esenti.

Sistema misto. Combini un'indennità ridotta con il rimborso di alcune spese specifiche (per esempio, copri il vitto a piè di lista e aggiungi un'indennità per il resto). Le soglie esenti si riducono in proporzione ai servizi già coperti.

Uso dell'auto personale

Se il dipendente usa la propria auto, il rimborso chilometrico avviene tramite le tabelle ACI, pubblicate ogni anno dall'Automobile Club Italia con tariffe differenziate per modello, anzianità e carburante. Il rimborso è esente per il lavoratore e deducibile per l'azienda entro i limiti di cilindrata (17 CV fiscali per benzina, 20 CV per diesel).

Affinché il rimborso non sia considerato reddito, l'uso dell'auto deve essere autorizzato esplicitamente dal datore e previsto dalla policy aziendale o dal CCNL.

La procedura passo dopo passo

Per il datore di lavoro:

1. Disponi la trasferta con comunicazione scritta (luogo, durata, motivo).
2. Definisci il sistema di rimborso in busta paga o policy aziendale.
3. Eroga eventualmente un anticipo al dipendente prima della partenza.
4. Al rientro, raccogli la nota spese con i giustificativi allegati.
5. Verifica che le ricevute siano originali fiscali (fatture intestate all'azienda sono preferibili agli scontrini per la tracciabilità IVA).
6. Rimborsa nella busta paga del mese successivo, indicando la voce specifica.
7. Registra il costo in contabilità come spesa deducibile.

Per il dipendente:

1. Ottieni l'ordine di trasferta scritto dal datore.
2. Conserva tutti i giustificativi originali durante la trasferta.
3. Al rientro compila la nota spese con il dettaglio delle spese.
4. Trasmettila entro i termini previsti — di norma entro 7-30 giorni.

Trasferte particolari

Stesso Comune. Se la trasferta avviene all'interno del Comune della sede di lavoro, l'indennità forfettaria è interamente tassabile. I rimborsi a piè di lista sono esenti solo per il trasporto pubblico documentato (biglietti, abbonamenti).

Estero. Le spese in valuta estera si convertono in euro alla data di sostenimento. I biglietti aerei, i visti e le formalità d'ingresso sono deducibili al 100%. Per destinazioni con costo della vita elevato, molte aziende prevedono indennità maggiorate tramite CCNL o policy: la parte sopra 77,47 €/giorno è comunque tassata.

Trasfertisti abituali. Per i lavoratori che si spostano in modo continuativo (installatori, manutentori, rappresentanti), l'indennità di trasferta abituale è tassata al 50% ma deducibile al 100% per l'azienda. Riferimento: art. 51 c. 6 TUIR.

Copertura INAIL. Il dipendente in trasferta è coperto per infortuni durante il viaggio di andata/ritorno, durante l'attività lavorativa e durante le pause logicamente connesse alla trasferta (pranzo, pernottamento). Non è coperto in caso di deviazioni personali non collegate al lavoro.

Errori da evitare

1. Superare le soglie senza tenerle monitorate. L'eccedenza rispetto ai limiti di legge entra in busta paga come reddito tassabile. Controlla ogni mese l'importo corrisposto.
2. Fare trasferte nello stesso Comune senza registrarle diversamente. L'indennità forfettaria per spostamenti intra-comunali è sempre tassabile: se non la gestisci in modo separato, rischi di dichiarare somme esenti che non lo sono.
3. Rimborsare senza giustificativi. Senza fatture, scontrini o ricevute originali, il rimborso viene reinterpretato come reddito del dipendente in caso di controllo fiscale. Conserva tutto per 10 anni.

Casi particolari

Amministratori e soci. Le indennità di trasferta per amministratori sono trattate come reddito assimilato (art. 95 c. 3 TUIR); i rimborsi a piè di lista restano esenti se documentati e collegati all'attività.

Stagisti e tirocinanti. Ricevono rimborsi spese in trasferta con lo stesso trattamento fiscale dei dipendenti.

Lavoratori somministrati. Il rimborso è a carico dell'agenzia di somministrazione (datore formale), che lo include in busta paga. L'azienda utilizzatrice può fornire anticipi.

Smart working da casa. Non è trasferta: nessun rimborso previsto dalla normativa sulle trasferte. Le spese per attrezzature o connessione seguono il regime dei fringe benefit.

Fonti ufficiali

• Agenzia delle Entrate — Rimborsi e trasferte dipendenti
• Normattiva — Art. 51 TUIR
• Ministero del Lavoro — Contratti di lavoro
• INPS — Circolari e normativa
• ACI — Costi chilometrici
• INAIL — Infortuni in trasferta

Riferimenti normativi: DPR 22/12/1986 n. 917 (TUIR) art. 51 commi 5-6, art. 95 c. 3, art. 109 c. 5; Circolare Agenzia Entrate 326/E/1997; Risoluzione Agenzia Entrate 232/E/2002; Risoluzione Agenzia Entrate 92/E/2015; DPR 513/1978.