Ritenute su busta paga: guida pratica per il datore di lavoro
Sei il sostituto d'imposta: devi trattenere IRPEF, contributi INPS e addizionali ogni mese. Scadenze, importi e sanzioni in chiaro.
Cos'è in due righe
Quando paghi un dipendente, non trasferisci solo lo stipendio: per legge sei il sostituto d'imposta. Devi calcolare, trattenere e versare allo Stato e all'INPS una parte della retribuzione ogni mese. Se non lo fai, le sanzioni sono pesanti e, oltre una certa soglia, si entra nel penale.
In sintesi
| Costo | Adempimento obbligatorio. Nessun costo aggiuntivo oltre le ritenute di legge. |
| Tempi | Versamento F24: entro il 16 del mese successivo. CU al dipendente: entro 16 marzo. Modello 770: entro 31 ottobre. |
| Dove a Roma | Agenzia delle Entrate (Entratel/Fisconline), INPS online (UniEmens), F24 tramite banca o CAF. |
| Documenti | Cedolino paga mensile, modello F24, CU annuale, Modello 770, flusso UniEmens INPS. |
Cosa significa essere sostituto d'imposta
L'art. 23 del DPR 600/1973 stabilisce che chi eroga redditi da lavoro dipendente deve operare ogni mese una ritenuta a titolo di acconto IRPEF. Non è facoltativo: sei obbligato dalla legge.
Il meccanismo funziona così: stimi ogni mese l'IRPEF annua dovuta dal dipendente, ne trattieni un dodicesimo dalla busta paga e lo versi all'Agenzia delle Entrate. A dicembre, o quando il rapporto cessa, fai il conguaglio: se hai trattenuto troppo restituisci al dipendente, se hai trattenuto poco trattieni la differenza.
I tuoi obblighi mensili e annuali sono precisi:
- Calcolare le ritenute corrette ogni mese
- Trattenerle dalla busta paga prima di pagare
- Versarle entro il 16 del mese successivo con modello F24
- Inviare la Certificazione Unica (CU) al dipendente e all'Agenzia Entrate entro il 16 marzo
- Inviare il Modello 770 entro il 31 ottobre
- Inviare il flusso UniEmens all'INPS ogni mese entro fine mese successivo
Le ritenute fiscali: IRPEF e addizionali
L'IRPEF è l'imposta principale. Si calcola sul reddito imponibile del dipendente, cioè la retribuzione lorda meno i contributi INPS a suo carico. Gli scaglioni IRPEF 2026 (D.Lgs 216/2023) sono:
| Scaglione | Aliquota |
|---|---|
| Fino a 28.000 EUR | 23% |
| Da 28.001 a 50.000 EUR | 35% |
| Oltre 50.000 EUR | 43% |
Dall'IRPEF lorda si sottraggono le detrazioni per lavoro dipendente (art. 13 TUIR): per un reddito fino a 15.000 EUR valgono 1.955 EUR/anno, poi scendono gradualmente fino ad azzerarsi oltre 50.000 EUR. Il dipendente può comunicarti anche le detrazioni per familiari a carico (art. 12 TUIR): coniuge, figli over 21 universitari, altri familiari. Per i figli minori, dall'introduzione dell'Assegno Unico Universale (Legge 46/2021), non c'è più detrazione in busta paga — ci pensa direttamente l'INPS.
Oltre all'IRPEF, trattieni ogni mese:
- Addizionale regionale Lazio: aliquota base 1,73% (con scaglioni più alti per redditi oltre 35.000 EUR), rateizzata in 11 rate da gennaio a novembre dell'anno successivo
- Addizionale comunale Roma Capitale: 0,9%, con esenzione per redditi fino a 12.000 EUR, versata in acconto e saldo
Esempio concreto — lordo mensile 2.000 EUR, lavoratore singolo senza carichi:
| Voce | Importo |
|---|---|
| Retribuzione lorda | 2.000,00 EUR |
| Contributi INPS dipendente (9,19%) | -183,80 EUR |
| IRPEF netta mensile | -270,73 EUR |
| Addizionale regionale Lazio | -31,42 EUR |
| Addizionale comunale Roma | -16,35 EUR |
| Bonus IRPEF se spettante (Legge 21/2024) | +100,00 EUR |
| Netto in busta | ~1.597,70 EUR |
Le ritenute previdenziali: contributi INPS
Oltre alle ritenute fiscali, trattieni dalla busta paga anche la quota INPS a carico del dipendente. L'aliquota dipende dal CCNL applicato:
- Commercio impiegato/operaio: 9,19%
- Metalmeccanico industria operaio: 9,49%
- Edilizia: circa 9,49%
- Studi Professionali: 9,19%
Questa quota viene versata insieme alla parte che paghi tu come datore (molto più alta, circa 28-30%) tramite il flusso UniEmens INPS ogni mese. Senza UniEmens corretto, l'INPS non aggiorna la posizione pensionistica del lavoratore.
Per redditi medio-bassi sono attivi dal 2024 sgravi diretti in busta paga: esonero contributivo 7% / 6% (Legge 207/2024) e bonus IRPEF 100 EUR/mese (Legge 21/2024). Li applichi tu direttamente in cedolino.
Versamento F24: scadenze e codici tributo principali
Tutte le ritenute del mese N si versano entro il 16 del mese N+1 con F24 telematico. I codici tributo Agenzia Entrate più usati sono:
| Codice | Descrizione |
|---|---|
| 1001 | Ritenute lavoro dipendente (IRPEF) |
| 1601 | Addizionale regionale lavoro dipendente |
| 3848 | Addizionale comunale acconto |
| 3847 | Addizionale comunale saldo |
Se hai più debiti e crediti fiscali, puoi usare la compensazione: i crediti da rimborso IRPEF ai dipendenti si compensano con altri debiti tributari (limite 2 milioni EUR/anno).
CU, Modello 770 e UniEmens: gli adempimenti annuali
La CU (Certificazione Unica) è il documento che consegni a ogni dipendente entro il 16 marzo e invii anche telematicamente all'Agenzia Entrate. Contiene tutti i dati reddituali e contributivi dell'anno: il dipendente la usa per fare il 730.
Il Modello 770 è la dichiarazione annuale del sostituto d'imposta, inviata telematicamente entro il 31 ottobre. Riepiloga tutti i dipendenti, le somme erogate, le ritenute trattenute e i versamenti F24 effettuati.
Errori da evitare
- Trattenere e non versare. Trattenere l'IRPEF e non versarla allo Stato è reato (art. 10-bis D.Lgs 74/2000) quando supera 150.000 EUR/anno. Sotto quella soglia, sanzione amministrativa del 30% senza ravvedimento.
- Dimenticare le addizionali. Se versi solo l'IRPEF e trascuri regionale e comunale, accumuli differenze che emergono al conguaglio — più sanzioni da pagare.
- Aspettarsi che ci pensi il dipendente. Non esiste: sei tu il sostituto d'imposta. Non puoi delegare l'obbligo al lavoratore.
Casi particolari
Dipendente con più datori di lavoro: ciascun datore applica le detrazioni in modo autonomo, ma il totale può superare quelle spettanti. Il dipendente può chiedere a uno dei datori di non applicare le detrazioni, per evitare un conguaglio negativo a fine anno.
Malattia: per i primi 3 giorni paga l'azienda (carenza), dal 4° al 20° l'INPS anticipa il 50% della retribuzione tramite azienda, dal 21° al 180° il 66,66%. Su queste indennità le ritenute fiscali si applicano normalmente.
Tredicesima e quattordicesima: sono soggette a IRPEF e contributi come la retribuzione ordinaria, ma vengono calcolate separatamente e senza detrazioni — quindi la percentuale trattenuta è più alta rispetto alla busta mensile.
Premi di risultato: fino a 3.000 EUR/anno per dipendenti con RAL inferiore a 80.000 EUR si applica la tassazione agevolata del 10% (D.Lgs 81/2015 art. 53). Applicata direttamente da te in cedolino.
Ritardo nel versamento F24: puoi regolarizzarti con il ravvedimento operoso. Le sanzioni vanno dallo 0,1% al giorno (entro 14 giorni) fino al 4,29% (oltre 1 anno). Senza ravvedimento: 30%.
Gestione pratica: per 1 dipendente il costo di un consulente del lavoro a Roma è circa 80-120 EUR/mese, per 2-5 dipendenti 150-300 EUR/mese. Se non hai esperienza di cedolini, affidarti a un professionista è la scelta più sicura per evitare sanzioni molto più costose.
Fonti ufficiali
- Agenzia Entrate — Modello 770
- Agenzia Entrate — Certificazione Unica CU
- Agenzia Entrate — F24 e codici tributo
- INPS — Aliquote contributive dipendenti
- INPS — UniEmens
- Ministero del Lavoro — Rapporti di lavoro
- Regione Lazio — Addizionale IRPEF
- Roma Capitale — Addizionale IRPEF
Riferimenti normativi: DPR 600/1973 art. 23, DPR 917/1986 TUIR artt. 12-13, D.Lgs 314/1997, D.Lgs 216/2023, Legge 207/2024, D.Lgs 74/2000 art. 10-bis.