Prima assunzione a Roma: Comunicazione Obbligatoria Unilav

Cos'è in due righe

La Comunicazione Obbligatoria Unilav (CO) è la dichiarazione telematica che ogni datore di lavoro deve inviare alla Pubblica Amministrazione prima di far iniziare un dipendente. Con una sola trasmissione raggiungi contemporaneamente INPS, INAIL, Centro per l'Impiego, Ispettorato del Lavoro e Prefettura. Non farlo significa lavoro nero, con sanzioni fino a 11.700 euro per lavoratore.

In sintesi

Costo	Gratuito
Tempi	Entro la mezzanotte del giorno precedente l'inizio del rapporto
Dove a Roma	Portale Sintesi Lazio o Cliclavoro — tutto online
Documenti	Visura camerale, codice ditta INAIL, matricola INPS, CF e documento del lavoratore, permesso di soggiorno (per extra-UE)

Quando e chi deve farla

La CO è obbligatoria per tutte le imprese private, i professionisti con dipendenti, i privati che assumono colf o badanti, le cooperative e le agenzie di somministrazione.

Devi inviarla ogni volta che:

• Assumi un nuovo dipendente (Unilav)
• Trasformi un contratto (es. da tempo determinato a indeterminato)
• Proroghi un contratto a termine
• Il rapporto cessa (dimissioni, licenziamento, fine contratto)
• Effettui un distacco o trasferimento

Non serve la CO per lavoro autonomo con P.IVA propria, per collaborazioni non subordinate o per volontariato puro.

La regola della mezzanotte — attenzione

La legge è precisa: la CO va inviata entro il giorno antecedente, anche se festivo, all'inizio del rapporto di lavoro. Questo vuol dire entro le 23:59 del giorno prima.

Esempio: il dipendente inizia lunedì 15 settembre alle 9:00. La CO deve partire entro le 23:59 di domenica 14 settembre.

Esiste un'unica eccezione per forza maggiore documentata (sostituzione improvvisa per malattia grave, eventi naturali eccezionali): in quel caso puoi comunicare entro il 5° giorno successivo all'inizio, ma devi avvisare l'Ispettorato del Lavoro via email o PEC lo stesso giorno dell'avvio del rapporto.

Come si invia — tre strade

Via Sintesi Lazio (la via principale a Roma)

A Roma e nel Lazio il sistema regionale è Sintesi. Al primo accesso ti registri come azienda e ottieni le credenziali. Poi compili il modulo Unilav con i dati dell'azienda (sede, CCNL, codice ATECO), i dati del lavoratore (CF, residenza, cittadinanza), il tipo di contratto, la data di inizio, l'orario e la retribuzione. Al termine ricevi un codice di protocollo: conservalo, è la prova dell'invio.

Via Cliclavoro nazionale

Alternativa gestita dal Ministero del Lavoro su cliclavoro.gov.it. La procedura è la stessa: registrazione azienda, modulo Unilav, trasmissione, ricevuta protocollo.

Via consulente del lavoro

Se non vuoi occupartene direttamente, un consulente del lavoro abilitato può trasmettere la CO per conto della tua azienda. Il costo medio è 20-50 euro a comunicazione singola, oppure è incluso nel forfait mensile (indicativamente 200-400 euro per la gestione completa di busta paga, CO e versamenti).

Cosa ti serve avere a portata di mano

Per l'azienda: visura camerale Camera di Commercio Roma, codice ditta INAIL (numero PAT), matricola INPS (se già attiva), CCNL applicato, codice ATECO.

Per il lavoratore: documento d'identità e codice fiscale, permesso di soggiorno se è cittadino extra-UE, eventuale tessera di disabilità per le quote di riserva.

Assumi un cittadino extra-UE: verifica prima

Quando la CO riguarda un lavoratore extra-UE, il sistema trasmette i dati anche alla Prefettura per la verifica del permesso di soggiorno. Prima di inviare la CO, controlla sempre che:

1. Il permesso sia in corso di validità (non scaduto)
2. Sia idoneo al lavoro subordinato — un permesso per turismo o cure mediche in genere non consente di lavorare
3. Eventualmente, la ricevuta postale di rinnovo in corso vale come documento valido

I permessi che consentono il lavoro subordinato sono: permesso UE per soggiornanti di lungo periodo, permesso per lavoro, per ricongiungimento familiare, per protezione internazionale o asilo, per studio (con limite di 20 ore settimanali) e per attesa occupazione.

Assumere un lavoratore senza permesso valido espone a una maxi-sanzione fino a 15.000 euro per lavoratore e a conseguenze penali.

Errori da evitare

1. Inviare la CO il giorno stesso dell'inizio. La legge dice il giorno precedente: arrivare all'ultimo momento con problemi tecnici ti espone a comunicazione tardiva e sanzione fino a 500 euro.
2. Non verificare il permesso di soggiorno extra-UE prima dell'invio. Se la Prefettura segnala un permesso invalido o non idoneo, la responsabilità ricade sul datore di lavoro.
3. Non comunicare la cessazione del rapporto. Se non invii la CO di cessazione, il contratto rimane formalmente attivo, maturano contributi a vuoto e il dipendente può avere problemi ad accedere alla NASpI.

Casi particolari

Hai bisogno di qualcuno in urgenza assoluta? Documentare bene il motivo è fondamentale. I 5 giorni di proroga si applicano solo a casi eccezionali. Senza documentazione valida è comunicazione tardiva con sanzione.

Usi moduli diversi? Il modulo Unilav vale per il lavoro subordinato standard. Per il lavoro domestico (colf, badanti) esiste la procedura semplificata INPS con il modello UnIDom. Per il lavoro marittimo si usa UnIMARE. Confonderli non è un errore formale: può essere trattato come omessa comunicazione.

È la tua prima assunzione in assoluto? Con la CO si apre automaticamente anche la posizione INPS come datore di lavoro e, se necessario, la posizione INAIL (PAT). Entro 30 giorni dall'inizio devi organizzare anche la visita medica preventiva (se prevista dalla mansione) e la formazione sulla sicurezza obbligatoria (DLgs 81/2008, minimo 4-12 ore a seconda del ruolo).

Fonti ufficiali

• Cliclavoro — Comunicazione Obbligatoria instaurazione
• Cliclavoro — portale Ministero del Lavoro
• ANPAL — Comunicazioni Obbligatorie
• Regione Lazio — Lavoro e Formazione
• Ministero del Lavoro — Comunicazioni Obbligatorie
• Servizi Lavoro — portale Sintesi Lazio
• Ispettorato Nazionale del Lavoro

Riferimenti normativi: Legge 296/2006 art. 1 commi 1180-1185, DM 30/10/2007, Circolare Ministero Lavoro 8371/2007, DLgs 81/2015, DL 76/2020 art. 23, DLgs 286/1998 art. 22.