Fatturazione elettronica e SDI per chi ha la partita IVA

Cos'è in due righe

Dal 2019 in Italia le fatture cartacee tra titolari di Partita IVA non hanno più valore legale. Ogni fattura deve essere in formato XML e passare per il Sistema di Interscambio (SDI), il canale ufficiale dell'Agenzia delle Entrate. Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo vale anche per i forfettari, qualunque sia il loro fatturato.

In sintesi

Costo	SDI: gratuito. Software: 0€ (portale AdE) fino a 300€/anno. Conservazione: gratis con AdE, 30-100€/anno con servizi terzi.
Tempi	Trasmissione: immediata. Esito SDI (ricevuta o scarto): entro 5 giorni. Fattura entro 12 giorni dall'operazione.
Dove a Roma	Tutto online: portale Fatture e Corrispettivi con SPID/CIE/CNS
Documenti	Partita IVA attiva, PEC, SPID o CIE, codice destinatario del cliente

Come funziona il Sistema di Interscambio

Il SDI non è un sito su cui "caricare" una fattura come se fosse un allegato email. È un sistema automatico dello Stato che fa tre cose in sequenza: riceve la fattura da te, verifica che sia tecnicamente corretta, poi la consegna al tuo cliente.

Quando invii una fattura, il SDI controlla in pochi secondi se il formato XML è valido, se la tua Partita IVA è attiva e se il codice destinatario del cliente esiste. Entro 5 giorni ricevi uno di questi tre esiti:

• Ricevuta di consegna (RC): la fattura è arrivata al cliente.
• Ricevuta di mancata consegna (MC): il cliente non era raggiungibile, ma la fattura è comunque disponibile nel suo Cassetto Fiscale.
• Notifica di scarto (NS): c'è un errore tecnico. Hai 5 giorni per correggerla e rimandarla con lo stesso numero e data.

Una fattura PDF inviata per email non transita dal SDI e non esiste per il Fisco. Non conta, anche se il cliente la accetta.

Chi è obbligato (e chi no)

Sono obbligati tutti i titolari di Partita IVA: imprese, professionisti, artigiani, commercianti, autonomi e forfettari dal 1° gennaio 2024.

Le eccezioni sono poche e specifiche. I medici, farmacisti e ottici che trasmettono i dati al Sistema Tessera Sanitaria emettono fattura cartacea o PDF al paziente, ma non usano il SDI per quelle prestazioni — i dati vanno a STS, non all'Interscambio. I soggetti non residenti senza sede stabile in Italia e alcuni agricoltori in regime di esonero sono anch'essi esclusi.

Per le fatture verso privati (persone fisiche senza P.IVA) usi il codice destinatario "0000000" (sette zeri): la fattura passa ugualmente dal SDI e il cliente la trova nel suo Cassetto Fiscale.

Come emettere la tua prima fattura elettronica

Il modo più economico è il portale gratuito dell'Agenzia delle Entrate, Fatture e Corrispettivi. Accedi con SPID, CIE o CNS, poi vai su "Fatturazione Elettronica" e crea una nuova fattura.

I campi essenziali da compilare sono:

• Tipo documento: TD01 per la fattura ordinaria, TD04 per una nota di credito
• Dati del cliente: Partita IVA o codice fiscale, denominazione, codice destinatario o PEC
• Linee di dettaglio: descrizione del servizio o prodotto, quantità, prezzo, aliquota IVA
• Regime fiscale: se sei forfettario inserisci RF19 e natura N2.2, con la dicitura "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 — regime forfetario"

Se emetti fatture forfettarie superiori a 77,47€ devi aggiungere il bollo virtuale da 2€, che paghi in modo aggregato tramite F24 (codice tributo 2501).

Dopo aver controllato l'anteprima, trasmetti e aspetta la ricevuta nella sezione "Consultazione".

Il codice destinatario: cos'è e come funziona

Prima di emettere una fattura, chiedi al cliente il suo codice destinatario di 7 caratteri. È un codice che identifica il canale di ricezione del cliente: lo fornisce il software gestionale che usa (Aruba, FattureInCloud, ecc.) oppure lo trova registrandolo nell'Area Riservata dell'Agenzia delle Entrate.

Se il cliente è una Pubblica Amministrazione, il codice si chiama Codice Univoco Ufficio (6 caratteri) e si trova sul portale IPA – Indice della Pubblica Amministrazione.

Puoi usare anche la PEC del cliente come recapito alternativo: il SDI invia la fattura come allegato XML.

La conservazione digitale: non basta salvare il file

Tutte le fatture devono essere conservate per 10 anni. Ma non basta scaricare il PDF o tenere il file XML in una cartella del computer. La conservazione digitale richiede firma elettronica e marca temporale, a norma del DM 17/06/2014.

La soluzione più semplice è attivare il servizio di conservazione gratuita dell'Agenzia delle Entrate, disponibile sul portale Fatture e Corrispettivi. Devi aderirvi una volta sola: non è automatica. In alternativa, puoi usare software a pagamento (30-100€/anno) che conservano le fatture in modo conforme.

Errori da evitare

1. Inviare il file XML per email senza passare dal SDI. Una fattura che non transita dall'Interscambio non ha valore fiscale, anche se il cliente la riceve e la paga.
2. Non attivare la conservazione digitale. Salvare il file sul desktop non è sufficiente. Attiva il servizio gratuito AdE la prima volta che accedi al portale.
3. Dimenticare il bollo da 2€ sulle fatture forfettarie. Si accumula trimestralmente e si paga con F24. Se lo ometti, l'Agenzia delle Entrate lo recupera con interessi.

Casi particolari

Fattura scartata dal SDI: ogni codice di scarto indica un problema specifico. I più comuni sono P.IVA del cliente cessata (00200), codice destinatario inesistente (00400) e numero fattura già emesso (00417). Correggi e ritrasmetti entro 5 giorni, mantenendo lo stesso numero e la stessa data.

Fatture verso clienti esteri (B2B UE o extra-UE): dal 2022 non esiste più l'esterometro trimestrale. Le operazioni con l'estero si comunicano tramite SDI con tipi documento specifici: TD17 per acquisto servizi, TD18 per beni intracomunitari, TD19 per beni ex art. 17.

Reverse charge: nelle operazioni soggette a inversione contabile (edilizia, oro, ecc.) il cliente integra l'IVA con un'autofattura TD16.

Fonti ufficiali

• Agenzia Entrate — Fatturazione elettronica
• Portale Fatture e Corrispettivi
• FatturaPA.gov.it
• Guida AdE Fattura Elettronica PDF
• Indice PA (IPA)

Riferimenti normativi: DLgs 127/2015 art. 1, Legge 205/2017, Provvedimento AdE 30/04/2018 n. 89757, DL 36/2022 art. 18, DL 73/2022 conv. L. 122/2022, DM 17/06/2014, DPR 633/1972 artt. 21 e 21-bis.