Fattura elettronica e SdI: guida pratica per aziende e forfettari

Cos'è in due righe

Dal 1° gennaio 2024 chiunque abbia una Partita IVA in Italia deve emettere fatture elettroniche tramite il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Questo vale anche per i forfettari, indipendentemente da quanti clienti o quanti euro incassi. La fattura non è più un PDF o un foglio di carta: è un file XML FatturaPA che transita obbligatoriamente dal SdI prima di arrivare al tuo cliente.

In sintesi

Costo	Gratuito tramite portale Agenzia Entrate. Software privati: da 4 a 30€/mese
Tempi emissione	Immediata: entro 12 giorni dall'operazione. Differita: entro il 15 del mese successivo
Dove a Roma	Tutto online. Uffici Agenzia Entrate per assistenza (7 sportelli territoriali)
Documenti	SPID, CIE, CNS o credenziali Entratel/Fisconline per accedere al portale

Chi deve farlo e chi no

L'obbligo si è esteso nel tempo:

• Dal 2019: società (Srl, Spa, Snc, Sas), professionisti e ditte individuali in regime ordinario o semplificato
• Dal luglio 2022: forfettari con ricavi superiori a 25.000€ nell'anno precedente
• Dal 2024: tutti i forfettari, senza alcuna soglia minima di ricavi

Sono esclusi dall'obbligo solo i medici, farmacisti, fisioterapisti e altri operatori sanitari per le fatture verso privati che confluiscono nel Sistema Tessera Sanitaria (divieto legato alla privacy). Per le fatture tra aziende, anche loro devono usare il SdI. Restano fuori anche i soggetti esteri senza Partita IVA italiana.

Se hai la Partita IVA italiana — anche se sei straniero — sei obbligato. Punto.

Come funziona il SdI

Il Sistema di Interscambio è la piattaforma gestita da Agenzia delle Entrate e Sogei. Funziona come una "posta certificata per le fatture": tu invii il file XML, il SdI lo verifica e lo recapita al tuo cliente.

Il processo in breve:

1. Emetti il file XML FatturaPA dal tuo software o dal portale
2. Il SdI controlla struttura, Partita IVA, codice destinatario
3. Se tutto è corretto, la fattura arriva al cliente in pochi minuti
4. Se c'è un errore, ricevi uno scarto con codice specifico (es. 00301 = P.IVA non valida)

Per ricevere le fatture, il tuo cliente ti comunica il suo codice destinatario (7 caratteri) oppure il suo indirizzo PEC. Se fatturi a un privato senza Partita IVA, usi il codice 0000000 e gli consegni comunque una copia cartacea o PDF.

Puoi registrare il tuo "indirizzo telematico abituale" nel portale Fatture e Corrispettivi: da quel momento tutte le fatture indirizzate alla tua Partita IVA arrivano automaticamente sul canale che hai scelto.

Regole particolari per i forfettari

Se sei in regime forfettario (Legge 190/2014), hai alcune specificità rispetto ai titolari di P.IVA ordinaria:

• Non addebiti l'IVA in fattura. Devi indicare la dicitura: "Operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi da 54 a 89, della Legge n. 190/2014"
• Usi il codice natura IVA N2.2 nel file XML
• Per le fatture di importo superiore a 77,47€ devi applicare la marca da bollo da 2€ (codice tributo 2501). Il pagamento avviene trimestralmente entro il 16 del secondo mese successivo a ciascun trimestre

La marca da bollo non è un optional: se la ometti, la sanzione è pari a 2-5 volte l'importo evaso.

Come emettere la fattura elettronica

Hai quattro strade principali:

Portale Fatture e Corrispettivi (gratuito): accedi su ivaservizi.agenziaentrate.gov.it con SPID, CIE o credenziali Entratel. Compili la fattura online, il portale genera l'XML e lo invia al SdI. Puoi anche attivare la conservazione decennale gratuita direttamente qui.

App FatturAE (gratuita): disponibile per iOS e Android, permette l'emissione da smartphone in modo semplificato.

Software gestionali privati: Aruba, Fatture in Cloud, Fatture24, TeamSystem e altri. I prezzi partono da pochi euro al mese; per i forfettari con poche fatture esistono piani gratuiti con limitazioni. Il vantaggio è l'integrazione con la contabilità e la conservazione automatica.

Commercialista: se hai già un commercialista, spesso gestisce l'invio delle fatture nell'ambito del servizio mensile. Verifica cosa è incluso nella tua parcella.

Conservazione: 10 anni non bastano se fai le cose a metà

Le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni con un processo di conservazione sostitutiva a norma. Salvare i file XML sul desktop non è sufficiente: la legge richiede firma digitale, marca temporale e un processo documentato.

Le opzioni sono due:

• Conservazione gratuita Agenzia delle Entrate: attivala nel portale Fatture e Corrispettivi firmando l'accordo di servizio. Le fatture transitate dal SdI vengono conservate automaticamente.
• Conservatori privati accreditati AgID: Aruba, InfoCert, Namirial e altri. Sono a pagamento ma offrono funzioni aggiuntive.

Se salti la conservazione, rischi una sanzione da 1.000 a 8.000€.

Errori da evitare

1. Codice destinatario sbagliato. La fattura viene comunque recapitata se il cliente ha registrato il suo indirizzo telematico sul portale AdE. Se non lo ha fatto, il SdI invia una ricevuta di mancato recapito: il cliente deve scaricare manualmente la fattura dal portale. Meglio chiedere sempre il codice corretto prima di emettere.
2. Ritrasmettere subito una fattura scartata con lo stesso numero. Dopo uno scarto hai 5 giorni per correggere e inviare nuovamente con la stessa data. Se superi i 5 giorni, devi emettere una nuova fattura con data corrente e numero progressivo diverso.
3. Dimenticare la marca da bollo da 2€ come forfettario. Ogni fattura sopra 77,47€ la richiede. L'accumulo non è visibile subito, ma il controllo automatico dell'Agenzia sì.

Casi particolari

Operazioni con l'estero: per le vendite verso clienti UE o extra-UE usi il codice destinatario XXXXXXX nel file XML. Per gli acquisti da fornitori esteri devi emettere un'autofattura o integrazione con i tipi documento TD17, TD18 o TD19 entro il 15 del mese successivo all'operazione.

Note di credito: si emettono con il tipo documento TD04, stesso processo della fattura normale. Devi indicare il riferimento alla fattura originale (numero e data).

Fatture verso la Pubblica Amministrazione: se fatturi a un ente pubblico, usi il codice univoco ufficio IPA a 6 caratteri (es. UFB1RM per alcuni uffici di Roma Capitale). L'obbligo di fattura elettronica verso la PA esiste dal 2014.

Fonti ufficiali

• Agenzia Entrate — Fatturazione elettronica
• Portale FatturaPA
• Fatture e Corrispettivi — accesso con SPID
• Conservazione Agenzia Entrate
• App FatturAE — info
• Imposta di bollo fatture elettroniche
• Normattiva — DLgs 127/2015
• AgID — Conservatori accreditati

Riferimenti normativi: DLgs 127/2015, Legge 205/2017 art. 1 commi 909-928, DL 36/2022 art. 18, DPR 633/1972, Provvedimento Agenzia Entrate 89757/2018, DM 17/06/2014, DPR 642/1972.